Excel×AI プロンプト＆事例20選｜中小企業の事務・経理がすぐ使えるテンプレート

はじめに｜ExcelでAIを使う5つの方法と、入れてはいけない情報

ExcelでAIを使う方法は、大きく分けて次の5つです。1つ目はExcelの外で使うチャットのAIで、表の中身ではなく「どの列に何があるか」だけを伝えて、式や手順を出させます。2〜4つ目はExcelの中にAIが入る方法、5つ目はGoogleスプレッドシートのセルにAIの関数を入れる方法です。

Microsoftのページでは、有料版を「商用 Microsoft Copilot」と書いています。これは、この記事とCopilotの導入費用と進め方でいう「Microsoft 365 Copilot」（有料）のことです。自社のプランが無料のCopilot Chatの対象かは、そちらのStep 1の表で確かめられます。

「ExcelのAI関数」は、2026年9月14日で終わっています

Excelには、セルにAIへの指示を書くCOPILOT関数（例：=COPILOT("このフィードバックを要約してください", A2:A20)）がありました。使えたのは、FrontierプログラムとMicrosoft 365 Insiderプログラムに参加した人だけです。Microsoftのサポートページには、2026年9月14日以降はExcelでCOPILOT関数を使えなくなると書かれています。

計算済みの結果は、保存された値としてブックに残ります。ただし、そのセルを計算し直すと #NAME? エラーになります。COPILOT関数を使う手順を社内の手順書に書いていたら、書き直しが要ります。Microsoftは代わりに、右下のCopilotのアイコンから、やりたいことを言葉で頼む方法を案内しています。セルの中でAIの関数を使いたいときは、方法EのGoogleスプレッドシートのAI関数が候補になります。

自分の環境で使える方法の確かめ方

1. Excelの右下にCopilotのアイコンがあるかを見る。Microsoftのページでは、表示されないときはサブスクリプションに含まれていないか、組織の設定で使えない可能性がある、とされています
2. 会社で契約しているAI（ChatGPT・Claude・Geminiなど）と、そのプラン名を情報システムの担当者か社長に確かめる
3. アドイン（方法C・D）を入れてよいかを確かめる。どちらの会社の手順にも、管理者が会社全体に配る方法が書かれています。各自が勝手に入れると、誰が何を使っているか分からなくなります
4. どれも使えないときは、方法Aから始める。方法Aは表の中身をAIに渡さずに済むため、最初の練習に向いています

試す手順は「準備・指示・確認」の3つ

入れてはいけない情報

個人情報保護委員会は、令和5年6月2日の「生成AIサービスの利用に関する注意喚起等」で、事業者に次の2点を求めています。1つは、個人情報を含むプロンプトを入れるときは、利用目的を達成するのに必要な範囲内かを十分に確かめること。もう1つは、本人の同意なく個人データを入れるなら、サービスの事業者がそのデータを機械学習に使わないことなどを十分に確かめることです。

この記事のプロンプトは、方法Aで使うときは列の名前と数件の見本だけを渡し、お客様や社員の名前は「A社」「社員1」のように置き換える形にしています。Excelの中のAI（方法B〜D）は、ブックの中身を読みます。顧客名簿や給与の表で使ってよいかは、契約しているプランのデータの扱いと社内のルールで先に決めておきます。ルールの決め方は生成AIの社内ルールの作り方で解説しています。

部署ごとのプロンプトは業務効率化×AI プロンプト＆事例15選にまとめています。請求と入金を照らし合わせる式は、そちらの用途4で紹介しているため、この記事では扱いません。

用途1【数式・関数】やりたい集計を言葉で伝えて、式を作ってもらう

こんな課題を解決

担当者別・月別の売上の合計を出したいのに、SUMIFSの引数の順番が分からず、電卓で足しています。関数を知っている社員が1人しかおらず、その人に頼みが集まります。

どう解決したか

表の中身ではなく、列の名前と場所、やりたい集計、答えを置く場所をAIに伝えて、式と貼る場所を出させます。方法Aでも、Excelの中のAI（方法B〜D）でも同じ頼み方で使えます。

ポイント

• Excelのバージョンを書くと、そのExcelで使えない関数を出されにくくなる
• 担当者1人・1か月分を、フィルターで絞った合計と比べて検算する
• どの数字を「売上」とするか（税抜か税込か、返品を引くか）は、社長と経理が決める

用途2【数式・関数】引き継いだブックの式を、1つずつ説明させる

こんな課題を解決

前の担当者が作った長い式が読めず、どこを直してよいか分かりません。触ると壊れそうで、毎月同じブックを「中身の分からないまま」使っています。

どう解決したか

式をそのまま貼り、何を計算しているか、参照している先、壊れやすい所を説明させます。Claude for Excelは、答えにセル単位の根拠がつき、クリックで参照先に飛べる、とドキュメントに書かれています。方法Aなら、式だけを貼れば中身の数字を渡さずに済みます。

ポイント

• 書き直した式は、元の式と同じ結果になるかを、複製したブックで並べて確かめる
• 説明は、ブックの「説明」シートに貼って残す。次の人への引き継ぎになる
• 引き継ぎ全体の書き方は引き継ぎ書をAIで作る方法で解説しています

用途3【数式・関数】別のシートの単価表から、単価を引いてくる

こんな課題を解決

受注の一覧に、商品ごとの単価を単価表から目で探して打ち込んでいます。打ち間違いがあっても気づけず、請求の金額がずれます。

どう解決したか

2つの表の列の形と、見つからないときの扱いを伝えて、検索の式（XLOOKUP、使えなければINDEXとMATCH）を作らせます。「見つからないときは空にせず『単価なし』と出す」と決めておくと、打ち漏れが目で見つかります。

ポイント

• 「単価なし」が出た行を一覧にして、単価表の抜けを直す
• 単価が変わった日の前後の受注で、正しい単価が入っているかを確かめる
• 特別な単価（値引き・個別の条件）を認めるかは、社長が決める

用途4【数式・関数】#N/A・#REF!・#DIV/0! の原因と直し方を聞く

こんな課題を解決

月末の集計表にエラーが出て、原因が分からないまま、エラーのセルを手で上書きしています。上書きした所は、翌月も同じエラーが出ます。

どう解決したか

エラーの出ているセル、式、参照先の様子を伝えて、考えられる原因を先に並べさせ、確かめる順番を決めてから直します。いきなり式を書き直させると、別の所が壊れることがあります。Claude for Excelのドキュメントには、#REF! や #DIV/0! の原因を探す使い方の例が載っています。

ポイント

• エラーを IFERROR で隠すだけの直し方は、原因が分かるまで使わない
• 直したあと、エラーのなかった行の数字が変わっていないかを確かめる
• 原因と直し方は、ブックの「説明」シートに1行で残す

用途5【数式・関数】締め日・支払日・期限を、式で出す

こんな課題を解決

「月末締め翌月末払い」「20日締め翌月10日払い」など、取引先ごとに違う支払日をカレンダーで数えています。土日や祝日に当たったときの扱いも、人によって違います。

どう解決したか

取引先ごとの締め日・支払日の決まりを表にして、支払日を出す式を作らせます。休日に当たったときに前の営業日にするか後ろにするかは、AIに決めさせず、会社の決まりとして書いて渡します。

ポイント

• ③の例の正しい支払日は、経理担当が自分でカレンダーを見て確かめる
• 祝日の表は毎年更新する。更新する人と時期を決めておく
• 支払条件を変えるかどうかは、社長と取引先とで決める

用途6【データ整理】氏名・住所・日時を、決まった列に分ける

こんな課題を解決

「氏名」が1つの列に入っていて名字で並べ替えられない、住所から都道府県だけを取り出したい、といった整理に、1件ずつのコピーと貼り付けで半日かかります。

どう解決したか

方法Aでは、本物の名簿ではなく、形だけまねた見本の数行を渡して、分けるための式か手順を出させます。Excelの中のAIなら、列を指定して「分けて」と頼めますが、名簿の中身をAIが読むことになるため、使ってよいかを先に決めておきます。

ポイント

• 見本には、分けにくい例（市と区が続くもの、都道府県なしなど）を入れておく
• 「要確認」の行だけを、人が目で見て直す
• 名簿をExcelの中のAIに読ませてよいかは、社内のルールで決める

用途7【データ整理】取引先名の表記ゆれをそろえ、重複に印を付ける

こんな課題を解決

同じ取引先が「(株)山田商店」「株式会社 山田商店」「㈱ヤマダ商店」と別々に入っていて、取引先ごとの合計が正しく出ません。重複したまま案内を送ってしまうこともあります。

どう解決したか

そろえ方の決まり（会社の種類の書き方、空白、全角・半角）を先に決めて渡し、そろえた名前の列と重複の印の列を足させます。元の列は残し、そろえた名前は新しい列に入れます。

ポイント

• 「重複」「同じ会社か確認」の行は、取引先コードや住所で人が確かめる
• どちらの行を残すか（名簿の正本）は、担当者と上司が決める
• そろえる決まりは、入力のルールとして手順書に残し、次から入力の時点でそろえる

用途8【データ整理】システムから出したCSVを、毎月同じ形に整える

こんな課題を解決

販売管理や会計のシステムから出したCSVを、毎月、列を消す・並べ替える・日付の形を直す、と同じ手作業で整えています。担当者が休むと、その月の集計が止まります。

どう解決したか

毎月やっている手作業を箇条書きで渡し、Excelの「データの取得（Power Query）」で同じ処理を組む手順を出させます。一度組めば、翌月はファイルを差し替えて更新するだけになります。毎月同じ形のCSVを整える作業なら、VBAを書かなくても、この方法で足りることが多くあります。

ポイント

• 渡すのは列名と手作業の手順だけ。中身の取引のデータは渡さない
• 組んだあとの最初の月は、手作業の結果と行数・合計金額が合うかを確かめる
• システムの出力の形が変わったら止まる。変わったときに誰が直すかを決めておく

用途9【データ整理】ドロップダウンと入力チェックで、入力ミスを防ぐ

こんな課題を解決

共有のExcelに、社員がそれぞれの書き方で入力するため、「済」「済み」「完了」が混ざり、集計できません。日付の欄に文字が入っていることもあります。

どう解決したか

列ごとに入れてよい値の決まりを渡し、ドロップダウン（入力規則）と、決まりに合わない入力に色を付ける設定の手順を出させます。Claude for Excelのドキュメントには、入力規則のドロップダウンを作れると書かれています。

ポイント

• 選ぶ値（状況の種類など）は、AIに考えさせず、現場の責任者が決める
• 設定のあと、決まりに合わない値を実際に入れてみて、止まるかを確かめる
• 既存の行で色が付いたものは、入力した人に確かめて直す

用途10【集計・グラフ】ピボットテーブルで、月×商品の集計表を作る

こんな課題を解決

月×商品、担当者×得意先の集計を、毎回SUMIFの式を書いて作っています。社長に「この切り口でも見たい」と言われるたびに、表を一から作り直します。

どう解決したか

ピボットテーブルの作り方と、見たい切り口ごとの設定を出させます。ExcelのCopilotは、元のデータへのリンクを保ったままピボットテーブルを作り、編集できる、とMicrosoftのページに書かれています。方法Aなら、手順を聞いて自分で作ります。

ポイント

• ピボットの合計と、元の表の金額の合計が一致するかを確かめる
• 元のデータを「テーブル」にしておくと、行を足しても範囲から漏れにくい
• どの切り口で毎月見るかは、社長が決める

用途11【集計・グラフ】グラフを作り、報告に添える一言を下書きする

こんな課題を解決

月次の報告のたびに、グラフの種類や色、軸の設定に時間を取られます。グラフを貼っても、何を読み取ればよいかの説明がありません。

どう解決したか

何を比べたいかを伝えて、グラフの種類と作り方を決めさせ、あわせてグラフから読み取れることを短い文にさせます。OpenAIのヘルプにも、ChatGPT for Excelで「3つのタブ全体の傾向を要約し、異常な点を指摘して」と頼む例が載っています。

ポイント

• AIは計算を間違えることがある。③の金額と率は、元の数字で検算する
• 増えた・減った理由は、担当者に聞いて人が書く
• 報告の文の作り方は資料作成×AI プロンプト＆事例15選で紹介しています

用途12【集計・グラフ】期限切れ・上位・マイナスに、自動で色を付ける

こんな課題を解決

期限が過ぎた請求や、在庫が少ない商品を、毎朝表を目で追って探しています。見落としが、そのまま回収の遅れや欠品になります。

どう解決したか

色を付けたい条件を言葉で渡し、条件付き書式の設定と、その条件で絞り込むフィルターの手順を出させます。ExcelのCopilotは、条件付き書式の適用や強調表示・並べ替え・フィルターができる、とMicrosoftのページに書かれています。

ポイント

• 色が付くべき行に付いているかを、期日の境目（今日・7日後）の行で確かめる
• 赤くなった取引先に連絡するのは担当者。回収の進め方は社長が決める
• 色の決まりを社内でそろえ、どの表でも同じ意味にする

用途13【分析】入力ミスと思われる数字を探して、一覧にする

こんな課題を解決

数量の桁が1つ多い、単価が0、日付が未来、といった入力ミスが、集計した後になって見つかります。月末に原因を探すのに時間がかかります。

どう解決したか

「おかしい」と考える条件を先に決めて渡し、その条件に当たる行に印を付ける式を作らせます。Microsoftのページには、ExcelのCopilotはデータについての質問に、傾向や外れ値の形で答えられると書かれています。ただし、何をミスとみなすかは会社が決めておきます。

ポイント

• 印が付いた行だけを、伝票と照らし合わせて人が確かめる。印が付いても正しい取引はある
• ④の「5倍」などの線は、実際の取引を見て経理と社長が決める
• 売上・アンケートなどの分析の問いの立て方は、経営の数字の見方と合わせて経営にAIを使う方法で解説しています

用途14【分析】アンケートやクレームの自由記述を、種類に分ける

こんな課題を解決

お客様アンケートの自由記述が数百件たまり、読み切れません。どんな声が多いかを社長に聞かれても、印象でしか答えられません。

どう解決したか

分ける種類を先に決めて渡し、1件ずつに種類を付けさせてから、種類ごとの件数を数えます。GoogleスプレッドシートならAI関数をセルに入れて使えます（複数セルを選んで生成するときは最初の350セルまで）。Excelでは、終了したCOPILOT関数の代わりに、右下のCopilotに言葉で頼みます。Microsoftのページにも、感情の分類を新しい列に入れる例が、COPILOT関数の置き換えとして載っています。

ポイント

• 自由記述に名前や電話番号が書かれていたら、渡す前に消す
• 「その他」と、ほかの種類から20件ほどを抜き出して、人が分け方を確かめる
• どの声に手を打つかは、件数だけでなく中身を見て社長が決める

用途15【表・帳票づくり】経費や在庫の管理表を、一から作ってもらう

こんな課題を解決

経費の管理や在庫の数を、紙のノートや形のばらばらなExcelで付けています。表を一から作る時間がなく、項目もこれで足りているのか分かりません。

どう解決したか

何を記録したいかと、月末に何を見たいかを伝えて、列の構成、合計や差額の式、入力のルールまで入った表を作らせます。ExcelのCopilotは、ダッシュボードや計画ツール、テンプレートをゼロから作れる、とMicrosoftのページに書かれています。方法Aなら、列の構成と式を出させて自分で作ります。

ポイント

• 勘定の種類と予算は、経理と社長が決めて入れる
• 見本の行で、合計と差額が正しく出るかを確かめてから使い始める
• 税金や会計の処理として正しい分け方かは、担当者と税理士が確かめる

用途16【表・帳票づくり】見積書・請求書の計算の部分を整える

こんな課題を解決

Excelの見積書で、小計・消費税・合計の計算を手で直すことがあり、端数の扱いが人によって違います。合計が1円ずれて、お客様から問い合わせが来たこともあります。

どう解決したか

会社として決めた端数の扱いと税率の区分を渡し、明細の金額、税率ごとの小計、消費税、合計の式を作らせます。端数を切り捨てるか四捨五入するかは、AIに選ばせず、会社の決まりとして書きます。

ポイント

• 見本の合計は、電卓で経理担当が確かめる
• 端数の扱いや請求書の書き方が、取引先との約束や制度に合っているかは、経理と税理士が確かめる
• 見積の中身（単価・値引き）を作る使い方は見積書をAIで作成するやり方で紹介しています

用途17【表・帳票づくり】数字を変えると利益が変わる、予算の試算表を作る

こんな課題を解決

「売上が1割落ちたら」「仕入れが5%上がったら」と社長に聞かれるたびに、表を作り直して計算しています。答えが出るまでに数日かかり、判断が遅れます。

どう解決したか

前提の数字（売上・変動費率・固定費）を1か所にまとめ、そこを変えると営業利益が計算し直される表を作らせます。OpenAIのヘルプにも、基本・上振れ・下振れのケースを比べるシナリオのタブを作らせる例が載っています。

ポイント

• 前提の数字は、AIではなく経理が会計の数字から入れる
• 前提を1つずつ変えて、営業利益が手計算と同じ向き・大きさで動くかを確かめる
• どの前提で来期の計画を立てるかは、社長が決める

用途18【マクロ・VBA】複数のファイルを1つにまとめるVBAのコード案を作る

こんな課題を解決

支店や担当者から毎月届く同じ形のExcelを、1つずつ開いてコピーし、1枚の表にまとめています。ファイルが多い月は、まとめるだけで半日かかります。

どう解決したか

やりたいことを手順に分けて渡し、VBAのコード案と、動かす前の準備を出させます。Anthropicのページでは、Claude for ExcelはマクロとVBAの操作に対応していません。OpenAIのページでも、ChatGPT for ExcelはVBAやマクロに完全には対応しない場合があるとされています。VBAは方法Aでコード案を出させ、自分で貼って動かすのが確実です。

ポイント

• 最初は、複製したフォルダと2〜3個のファイルで動かし、行数と合計が合うかを確かめる
• マクロの入ったブックは .xlsm で保存する。外から届いたマクロ入りのファイルは開かない、など社内の決まりを守る
• 関数・マクロ記録・VBA・外部ツールのどれで自動化するかは、作業の回数と例外の多さで選ぶ。迷ったら、まず関数とピボットで足りるかを試す

用途19【マクロ・VBA】前の担当者が残したマクロを読み解き、直す

こんな課題を解決

退職した社員が作ったマクロが、エラーで止まるようになりました。社内に読める人がおらず、ボタンを押す以外に使い方が分かりません。

どう解決したか

コードを貼り、何をしているかを処理の順に説明させ、エラーの原因の候補を先に挙げさせてから直します。原因が分からないまま書き直させると、ほかの処理まで変わってしまうことがあるためです。

ポイント

• 直したマクロは、複製したブックで動かし、前と同じ結果になるかを確かめる
• ②の説明は、マクロの説明書としてブックと同じフォルダに残す
• このマクロを使い続けるか、別の仕組みに置き換えるかは、社長が決める

用途20【操作の手順】毎月のExcel作業を、誰でもできる手順書にする

こんな課題を解決

月末の集計のやり方が担当者の頭の中にしかなく、休んだり辞めたりすると、誰も同じ表を作れません。手順書を書く時間もありません。

どう解決したか

担当者がいつもの作業を話した内容やメモをAIに渡し、画面の操作の順番と、確かめる所が入った手順書の形に整えさせます。上の用途1〜19で作った式や設定も、この手順書に書き込みます。

ポイント

• 下書きを、担当者以外の社員が手順どおりに試し、つまずいた所を直す
• 画面の写真を足すと迷いにくくなる。手順書の作り方はマニュアル作成にAIを使う方法で解説しています
• どの作業から手順書にするかは、仕事を洗い出してから社長が選ぶ

シス学の場合｜毎月のExcel作業を、社員が回せる形にする

シス学（システム経営学）は、AIエージェントを活用し、会社を「儲かるシステム」につくり変える経営学です。手順と判断の基準を仕組みに移し、下書きや転記はAIが、確かめる仕事は社員が受け持ちます。

この記事の用途8（システムから出したCSVを整える）と用途10（ピボットの集計）を、毎月の売上の集計に当てはめると、次のようになります。

社員がプロンプトを自社のExcelで使い続けるために、次の3つを決めておきます。

1. 自社のブックの列名と決まり（締め日、端数、表記のそろえ方）に合わせて、〔　〕を埋めたプロンプトを作る
2. 確かめる人と、確かめる項目を決める（用途8なら、経理担当が行数と合計金額を見る）
3. 作った式・設定・確かめ方を、用途20の手順書に残す

シス学 AI研修では、文書作成、資料の要約、データ集計、メール対応などを題材にします。部署ごとの実務のワークで、その場で業務を終わらせます。

厚生労働省は、人材開発支援助成金（事業展開等リスキリング支援コース）の令和8年8月3日からの変更点で、例を示しています。生成AIで商品提案書の構成案づくり・文章の生成・修正のしかたを学ぶ営業担当者向けの訓練は「助成対象」です。汎用的なプロンプトの作り方を学ぶ訓練は「助成対象外」です（経過措置があります）。自社のExcel業務を題材にする研修は、具体的な業務に結びつけて組みます。対象になるかどうかは労働局の審査で決まり、受給を保証するものではありません。くわしくはAI研修に使える助成金で解説しています。

料金は、対象の業務と体制をお聞きしたうえで、無料相談でご案内します。まずは30分の無料相談から。全国オンラインで対応します。

まとめ｜20のプロンプトに共通すること

20のプロンプトには、共通する書き方があります。

• 列の形だけを渡す：シート名・列の名前・行の範囲を書き、中身の数字や名前は渡さない（Excelの中のAIを使うときは、使ってよいデータかを先に決める）
• 会社の決まりは人が書く：締め日、端数、表記のそろえ方、「おかしい」とみなす線は、AIに選ばせずに渡す
• 答えの形を決める：「式→入れるセル→意味→検算のしかた」の順など、毎回同じ形で返させる
• 原因が先、直すのは後：エラーやマクロは、原因の候補を挙げさせてから直させる
• 複製で試し、数件で検算する：MicrosoftとOpenAIのページには、AIの答えは誤ることがあると書かれている。行数と合計が合うかを社員が確かめ、方針は社長が決める

明日できる最初の1歩は、毎月いちばん時間がかかっているExcelの作業を1つ選び、用途1か用途8のプロンプトの〔　〕を、その表の列名で埋めて試すことです。うまくいったら、用途20で手順書に残し、ほかの社員にも渡します。AIを使った業務改善の全体の進め方は、業務改善にAIを使う方法にまとめています。

よくある質問