はじめに｜プロンプト集の使い方と、入れてはいけない情報
中小企業庁が2026年版中小企業白書の概要として示した資料では、2019年以降の省力化の投資でAIの活用に「取り組んだ」中小企業は30.3%でした。回答したのは5,645の事業者です。取り組んでいない事業者に理由を聞くと、最も多いのは「活用する業務がイメージできていない」の63.4%です。
| 理由 | 割合 |
|---|---|
| 活用する業務がイメージできていない | 63.4% |
| 活用を推進する人材が不足している | 40.0% |
| 社内ルール・ガイドラインが整備されていない | 26.2% |
| セキュリティ・情報漏えいへの不安がある | 14.5% |
| 必要な予算を確保できない | 13.8% |
AIの活用に取り組んだ事業者に部門ごとの状況を聞くと、「活用している」の割合は、バックオフィス部門が73.4%でした。営業・販売・顧客対応部門は68.2%、製造・生産管理・物流部門は57.2%です。この記事では、使う場面が浮かぶように、この3つの部門にあたる経理・総務・人事、営業、現場と、社長の仕事に分けて用途を並べます。3番目の理由の社内ルールは、下の「入れてはいけない情報」で扱います。
プロンプトの使い方
- 〔 〕の中を、自社の内容に置き換えてから貼り付けます
- AIに渡す材料（ホームページの文章、社内のルール、メモなど）は、自分で開いて確かめたものを貼ります
- 答えの形（項目の順番、文字数、表にするか）を決めておくと、毎回同じ形で返ってきます
- どのプロンプトにも「書いていないことは推測せず『要確認』と書く」と入れています。AIがもっともらしい内容を足すのを防ぐためです
- うまくいったプロンプトは、自社の言葉に直して社内で共有し、手順書に残します
入れてはいけない情報
個人情報保護委員会は、令和5年6月2日の「生成AIサービスの利用に関する注意喚起等」で、事業者向けに次の2つの注意点を挙げています。
- 個人情報を含むプロンプトを入れるときは、その個人情報の利用目的を達成するのに必要な範囲内かを、十分に確かめる
- 本人の同意なく個人データを入れ、それが答えの出力以外の目的で扱われると、個人情報保護法に違反する可能性がある。入れるなら、サービスを提供する事業者がそのデータを機械学習に使わないことなどを、十分に確かめる
同じ資料は、一般の利用者向けにも、サービスの利用規約やプライバシーポリシーなどを十分に確かめるよう求めています。この記事のプロンプトは、お客様や社員の名前を「A様」「社員1」のように置き換えて使う形にしています。使い始める前に、社内で使ってよいツールと、入れてはいけない情報を決めておきます。ルールの決め方は生成AIの社内ルールの作り方で解説しています。
AIの答えは、人が確かめてから使う
同じ資料の一般の利用者向けの留意点には、生成AIの答えに不正確な内容が含まれることがある、とも書かれています。AIの答えは下書きです。金額、日付、名前、ルールとの食い違いは、必ず人が確かめてから使います。
見積書・日報・議事録・問い合わせは、別の記事で
件数が多く、手順の説明が長くなる4つの業務は、それぞれ別の記事で詳しく解説しています。
- 見積書×AI：過去の見積と単価表から下書きを作り、数量と条件を確かめる
- 日報×AI：日報を書く手間を減らし、全員分の要点をまとめる
- 議事録×AI：会議のメモや文字起こしから、決まったことと宿題をまとめる
- 問い合わせ対応×AI：よく来る質問への返事の下書きを作り、確かめてから返す
用途1【営業】訪問前に、お客様の会社の要点をまとめる
こんな課題を解決
訪問前の下調べに時間がかかり、担当者によって準備の深さがばらばらです。忙しい日は、相手の会社のホームページを読まずに訪問してしまうこともあります。
どう解決したか
お客様のホームページの会社概要や事業の説明を自分で開いてコピーし、AIに要点と質問の案をまとめさせます。AIに「調べて」と頼むと、古い情報や別の会社の情報が混ざることがあるため、材料は人が用意します。
ポイント
- 材料は公開されている情報だけにし、担当者個人の連絡先などは入れない
- 情報がいつのものか、別の会社と取り違えていないかを、営業担当が確かめる
- どのお客様に力を入れるかは、社長と営業の責任者が決める
- 営業の仕事ごとの任せ方はシス学 AI営業で紹介しています
用途2【営業】提案書の構成案と、伝える順番を作る
こんな課題を解決
提案書を毎回ゼロから作り、夜まで残業しています。売れている社員の組み立て方が、ほかの社員に広がりません。
どう解決したか
お客様の困りごとと自社の提案を箇条書きで渡し、ページごとの見出しと伝えることをAIに出させます。よく通った過去の提案書の目次を一緒に渡すと、会社の勝ちパターンに沿った構成になります。
ポイント
- 金額や効果の数字はAIに作らせず、人が入れる
- 書いてある内容が、自社の商品で本当にできることかを営業担当が確かめる
- 値引きや特別な条件は、社長が決める
用途3【営業】商談のあとのお礼と、次の連絡のメールを作る
こんな課題を解決
お礼のメールが後回しになり、次にやることが決まらないまま話が止まります。商談の中身が担当者の頭の中にしか残らず、引き継げません。
どう解決したか
商談のメモを渡し、お客様へのお礼のメールと、社内向けの商談記録を一度に作らせます。同じメモから2つを作るので、記録を残す手間が増えません。
ポイント
- メールは、宛先と内容を営業担当が確かめてから送る。送るのは人
- 約束した日付や条件が、メモと合っているかを確かめる
- 商談を録音して使うときは、お客様の了承を得る
用途4【経理】入金の照合に使うExcelの式を作ってもらう
こんな課題を解決
請求の一覧と入金の明細を目で突き合わせ、毎月何日もかかっています。件数が多いと、合わないものを見落とします。
どう解決したか
明細そのものをAIに渡すのではなく、表の形（どの列に何があるか）だけを伝えて、照合のためのExcelの式と手順を作らせます。取引先の名前や金額を入れずに済むのが利点です。
ポイント
- 式は、まず数件で試し、手で照合した結果と合うかを経理担当が確かめる
- 印が付いたものだけを、取引先に確かめる
- 回収の進め方は、社長が決める
- 経理の仕事ごとの任せ方はシス学 AI経理で紹介しています
用途5【経理】経費の申請が社内のルールに合っているかを下見する
こんな課題を解決
経費の申請の確認が月末にたまります。ルールの読み方が人によって違い、同じ申請でも通ったり通らなかったりします。
どう解決したか
社内の経費のルールと申請の一覧を渡し、ルールに照らして確かめたほうがよい申請に印を付けさせます。あわせて、ルールの書き方があいまいな所も挙げさせます。
ポイント
- 申請を認めるかどうかは、AIではなく経理担当と上司が決める
- ルールにない支出を認めるかは、社長が決める
- 税金や会計の処理の判断は、社内の担当者と税理士が確かめる
- あいまいな所が見つかったら、ルールそのものを直す
用途6【経理】月ごとの数字から、社長への報告文を作る
こんな課題を解決
月ごとの数字はまとまっても、何が起きているかを説明する文を書く時間がありません。報告が遅れ、社長の判断が後手になります。
どう解決したか
会計ソフトから出した売上・粗利・主な経費の表を渡し、前の月や前の年との違いと、社長に判断してほしいことを短い文にまとめさせます。
ポイント
- AIは計算を間違えることがある。金額と率は、元の数字で経理担当が検算する
- 経営の数字を入れてよいツールかを、使う前に決めておく
- 次の月の手は、報告を読んだ社長が決める
用途7【総務】社内のお知らせ文を、分かりやすく書き直す
こんな課題を解決
制度や手続きが変わったことを知らせても、社員に伝わらず、同じ質問が何度も総務に届きます。
どう解決したか
決まった内容を箇条書きで渡し、社員向けのお知らせ文と、出そうな質問と答えの案を一緒に作らせます。よく出そうな質問への答えを、お知らせと一緒に先に出しておけます。
ポイント
- お知らせが、今の社内のルールと合っているかを総務が確かめる
- ルールとして決めるのは社長
- 総務の仕事ごとの任せ方はシス学 AI総務で紹介しています
用途8【総務】社内の規程から、社員の質問への答えの案を出す
こんな課題を解決
「これ、どうするんですか？」という社内の質問が、総務の一人に集まります。その人が休むと、手続きが止まります。
どう解決したか
就業規則や手順書の該当する部分を渡し、質問への答えの案と、規程のどこに書いてあるかを出させます。根拠の条が添えてあるので、総務はその箇所だけを開いて照らし合わせられます。
ポイント
- 貼り付けた規程が最新のものかを、使う前に確かめる
- 答えは総務が確かめてから社員に返す。ルールにない例外は社長が判断する
- よく来る質問と答えは、社内のよくある質問集として残す
用途9【人事】求人票の下書きを作る
こんな課題を解決
求人票を毎回ゼロから書いています。仕事の中身が伝わらず、応募が少なかったり、入社後に「思っていた仕事と違う」と言われたりします。
どう解決したか
仕事の内容、条件、職場の様子を箇条書きで渡し、決まった項目の順で求人票の下書きを作らせます。1日の流れの例を入れると、仕事の中身が伝わりやすくなります。
ポイント
- 条件が実際と合っているか、募集の表現が法令や社内のルールに合っているかを、人事の担当者が確かめる
- どんな人を募集するかは、社長が決める
- 人事・採用の仕事ごとの任せ方はシス学 AI人事・採用で紹介しています
用途10【人事】面接で聞くことの一覧と、評価のメモ欄を作る
こんな課題を解決
面接官によって聞くことが違い、応募者どうしを比べられません。仕事の力と関係のない質問をしてしまう心配もあります。
どう解決したか
求人の内容を渡し、仕事に必要な力ごとの質問と、答えを聞くときに確かめる点、評価のメモ欄の形を作らせます。面接官全員が同じ一覧を使います。
ポイント
- 採るかどうかの判断は、AIに任せず人が行う
- 応募者の履歴書など、個人情報はAIに入れない
- 質問の一覧は、面接官が読み合わせて、聞き方に問題がないかを確かめてから使う
用途11【人事】入社までにやることの一覧と、案内の文を作る
こんな課題を解決
入社の手続きや準備が、担当者によって抜けます。初日にパソコンがない、案内を受けていない、ということが起きます。
どう解決したか
入社日と社内で決まっていることを渡し、入社の1か月前から入社後1週間までにやることを、時期と担当つきの一覧にさせます。新しい社員への案内のメールも一緒に作らせます。
ポイント
- 社会保険などの手続きは、担当者が制度に照らして確かめる。迷うものは社会保険労務士に確かめる
- 抜けがないかを、受け入れる部署の上司と確かめる
- できた一覧は、次に人が入るときにも使える手順書として残す
用途12【現場】ベテランのやり方を、新人向けの作業手順書にする
こんな課題を解決
作業のやり方がベテランの頭の中にしかなく、新人が同じことを何度も聞きます。ベテランは忙しく、手順書を書く時間がありません。
どう解決したか
ベテランに作業のやり方を話してもらい、そのメモや文字起こしをAIに渡して、手順書の形に整えさせます。ベテランは話すだけで済み、書く作業はAIが受け持ちます。
ポイント
- 下書きはベテランに読んでもらい、違う所を直す
- 安全にかかわる手順は、現場の責任者が確かめる
- 写真や図を足すと、新人が迷いにくくなる。手順書の作り方はマニュアル作成にAIを使う方法で解説しています
用途13【現場】ヒヤリハットの報告を整理し、対策の案を出す
こんな課題を解決
ヒヤリハットの報告は集まっても、読み切れずにたまります。同じような出来事が続いているのに、気づくのが遅れます。
どう解決したか
1か月分の報告を渡し、似ているものをまとめて種類に分け、件数と、特に重く見たほうがよいもの、対策の案を表にさせます。
ポイント
- 件数が少なくても重大なものが、まとめの中で埋もれていないかを確かめる
- 対策は、現場を見て確かめてから、現場の責任者と社長が決める
- 業種ごとの使い方は建設業×生成AI 完全ガイドと製造業×生成AI 完全ガイドで紹介しています
用途14【社長】迷っている判断の材料を整理する
こんな課題を解決
決めることが多く、頭の中だけで考えて同じ所を回っています。社内には相談しにくい話もあります。
どう解決したか
AIに答えを出させるのではなく、選べる道、よい点と心配な点、決める前に確かめることを並べさせます。反対の意見も書かせると、考えの抜けに気づきやすくなります。
ポイント
- AIが出すのは一般的な材料。自社の事情をいちばん知っているのは社長で、決めるのも社長
- ③で挙がった数字や事実は、担当者に確かめてもらう
- 経営の数字や社員の情報は、入れてよいツールかを先に確かめる
- 社長室の仕事ごとの任せ方はシス学 AI経営企画で紹介しています
用途15【社長】頭の中にある仕事のやり方を、AIに聞き出してもらう
こんな課題を解決
仕事のやり方と判断の基準が社長の頭の中にしかなく、社員に任せられません。手順書を書こうとしても、何から書けばよいか分かりません。
どう解決したか
AIに質問する役を任せ、社長は1問ずつ答えていきます。答え終わると、手順と判断の基準が文章になります。書くのではなく話す（答える）だけなので、忙しい社長でも進められます。
ポイント
- 1回で完璧にしない。社員に読んでもらい、分からない所を足していく
- 判断の基準のうち、最後の金額など社長の手元に残すものを決めておく
- どの仕事から手順書にするかは、仕事を洗い出してから選ぶ。洗い出し方は業務の棚卸しの進め方で解説しています
シス学の場合｜プロンプトを、社員が自分の仕事で使える形にする
シス学（システム経営学）は、AIエージェントを活用し、会社を「儲かるシステム」につくり変える経営学です。手順と判断の基準を仕組みに移し、下書きや転記はAIが、確かめる仕事は社員が受け持ちます。
この記事の用途5（経費の下見）に当てはめると、次のようになります。
| 任せ先 | 受け持つ仕事 | 経費の申請の確認では |
|---|---|---|
| AI | 作業 | 経費のルールに照らして、確かめたほうがよい申請に印を付ける |
| 社員 | 確認 | 印が付いた申請を確かめ、例外に対応する |
| 社長 | 判断 | ルールにない支出を認めるか、ルールをどう直すかを決める |
社長に集まっていた下書きや確認をAIと社員に渡し、社長の手元には判断を残します。社員がプロンプトを自分の仕事で使い続けるために、次の3つを決めておきます。
- 自社の書類と規程に合わせて、〔 〕と答えの形を直す（用途5なら、自社の経費規程と、申請の一覧の列）
- 確かめる人と、確かめる項目を決める（用途5なら、経理担当が金額と規程の条を見る）
- 直したプロンプトと確かめ方を、手順書に残す
シス学 AI研修では、文書作成、資料の要約、データ集計、メール対応など、部署ごとの実務を題材にしたワークで練習します。社員が自分の仕事をAIで終わらせるところまでが目標です。研修のあとは、業務別の手順書と指示文の型、社内のAI利用ルールを整えます。
厚生労働省は、人材開発支援助成金（事業展開等リスキリング支援コース）の令和8年8月3日からの変更点として、次の例を示しています（経過措置があります）。
- 助成の対象：営業担当者が、生成AIで商品提案書の構成案づくり、文章の生成、修正のしかたを学ぶ訓練（具体的な業務に直結しているため）
- 助成の対象外：生成AIを使うための汎用的なプロンプトの作り方を学ぶ訓練（特定の業務への具体的な適用を伴わないため）
シス学 AI研修は受講者の職務に合わせた内容で組むため、助成金の対象となる場合があります。対象になるかどうかは労働局の審査で決まり、受給を保証するものではありません。くわしくはAI研修に使える助成金で解説しています。
料金は、対象の業務と体制をお聞きしたうえで、無料相談でご案内します。まずは30分の無料相談から。全国オンラインで対応します。
まとめ｜15のプロンプトに共通すること
| 部署 | 用途 | AIに任せる作業 | 人が確かめ・決めること |
|---|---|---|---|
| 営業 | 1. 訪問前の下調べ | 公開情報の要点と質問の案 | 情報の新しさ・取り違え |
| 営業 | 2. 提案書の構成案 | ページごとの見出しと要点 | 金額・条件（社長） |
| 営業 | 3. お礼と次の連絡 | メールと商談記録の下書き | 宛先と内容を確かめて送る |
| 経理 | 4. 入金の照合 | 照合のExcelの式と手順 | 数件で試して結果を確かめる |
| 経理 | 5. 経費の下見 | ルールに照らした印付け | 認めるかどうか・例外（社長） |
| 経理 | 6. 月ごとの報告 | 前月比などの報告文 | 検算・次の月の手（社長） |
| 総務 | 7. 社内のお知らせ | お知らせ文と質問の答え | ルールとの食い違い |
| 総務 | 8. 規程の質問への答え | 答えの案と根拠の場所 | 規程が最新か・例外（社長） |
| 人事 | 9. 求人票 | 求人票の下書き | 条件と表現・募集の方針（社長） |
| 人事 | 10. 面接の質問 | 質問の一覧と評価のメモ欄 | 採るかどうかは人が決める |
| 人事 | 11. 入社の準備 | 時期ごとの一覧と案内文 | 手続きと抜けの確認 |
| 現場 | 12. 作業手順書 | 話した内容を手順書に整える | ベテランと現場の責任者が確かめる |
| 現場 | 13. ヒヤリハット | 種類分けと対策の案 | 対策を決める（責任者・社長） |
| 社長 | 14. 判断の材料 | 選べる道と確かめること | 決めるのは社長 |
| 社長 | 15. 頭の中の手順書 | 質問して手順と基準を文章にする | 社長の手元に残す判断を決める |
15のプロンプトには、共通する書き方があります。
- 役割を伝える：「あなたは経理の確認担当の補佐です」のように、誰の立場で書くかを決める
- 材料は人が用意する：ホームページの文章、社内のルール、メモなど、確かめた材料を貼る
- 答えの形を決める：項目の順番、文字数、表にするかを指定する
- 推測させない：書いていないことは「要確認」と書かせ、もっともらしい作り話を防ぐ
- 最後は人：金額・日付・名前・ルールとの食い違いを社員が確かめ、方針と最終の決定は社長が行う
まずは、自分の部署の用途を1つ選び、〔 〕を埋めて試してみてください。うまくいったら自社の言葉に直し、社内で共有します。AIを使った業務改善の全体の進め方は、業務改善にAIを使う方法にまとめています。
よくある質問
ChatGPT以外の生成AIでも、このプロンプトは使えますか？
使えます。どのプロンプトも、文章で指示する形で書いているため、Claude、Gemini、Copilotなどでも同じように試せます。答えの出方はツールによって違うため、自社で使うツールで試し、答えの形を確かめてから社内で共有してください。会社で使ってよいツールは、先に決めておきます。
お客様や社員の名前を入れても大丈夫ですか？
個人情報保護委員会は、生成AIに個人情報を含むプロンプトを入れるときは、利用目的の範囲内かを十分に確認するよう求めています。本人の同意なく個人データを入れる場合は、サービスを提供する事業者が機械学習に使わないことなどを確かめるよう求めています。この記事のプロンプトは、名前を「A様」「社員1」のように置き換えて使う形にしています。入れてよい情報は、社内のルールで先に決めてください。
AIの答えが間違っていたら、どうすればよいですか？
AIの答えには、不正確な内容が混ざることがあります。だからこそ、どのプロンプトでも、金額・日付・名前・ルールとの食い違いを社員が確かめる流れにしています。確かめる人と、確かめる項目を、用途ごとに決めておくと安心です。
どの部署から始めればよいですか？
件数が多く、手順が決まっている仕事から始めると試しやすくなります。中小企業庁の資料でも、AIの活用に取り組んだ事業者で「活用している」の割合が最も高い部門は、バックオフィス部門（73.4%）でした。お知らせ文（用途7）、規程の質問への答え（用途8）、経費の下見（用途5）などから始め、1つの部署で確かめてから、ほかの部署へ広げます。
プロンプト集を配れば、社員は使えるようになりますか？
配るだけでは、自社の書類やルールに合わない所が残ります。〔 〕と答えの形を自社に合わせて直す、確かめる人と項目を決める、手順書に残す、の3つを先に決めておくと、使い続けやすくなります。社員が自分の業務を題材に練習する研修も、選択肢の一つです。
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