業務改善にAIを使う方法｜年末年始に決める、来年の優先順位と進め方

業務改善とは？AIを使うと何が変わるか

業務改善とは、仕事のやり方を見直して、ムダ、ミス、待ち時間を減らし、成果を高めることです。AIを使うと、手順が決まっている文章や数字の作業を、機械に渡せるようになります。下書き、転記、要約、照合の一覧づくりなどです。

中小企業庁の資料によると、2019年以降のAI活用の状況を聞いた調査（n=5,645）で、「取り組んだ」と答えた中小企業は、約3割（30.3%）でした。AI活用に取り組んだ事業者に、部門別の活用状況を聞いた結果は、次のとおりです。

同じ資料には、付加価値額の増加率の比較もあります。2019年以降に「成長に向けたAI活用」に取り組んだ企業（n=2,618）は23.0%、取り組んでいない企業（n=9,089）は17.9%でした。比べているのは、2024年と2019年の中央値です。AI以外の要因もあるため、AIだけの効果とは言えません。

AIに任せにくい仕事

• 毎回内容が違い、手順を説明できない仕事（新しい取引先との条件の交渉など）
• 相手との信頼関係そのものが価値になる場面（お詫びの電話、大事な取引先へのあいさつなど）
• 会社の方針や、判断の基準そのものを決める仕事

こうした仕事は、仕事そのものではなく、準備と記録の部分だけを仕組みにします。たとえば、交渉の前に集める資料の一覧や、判断の記録です。

年末年始にやること1｜1年の振り返りで、困りごとを書き出す

12月は、1年の仕事を振り返りやすい時期です。カレンダー、メール、LINEの履歴を見返しながら、次の質問に答えて書き出します。

社長1人で書かずに、社員にも聞きます。「仕事を取り上げるための調査ではなく、ふだんの仕事を楽にするためのもの」と、最初に伝えます。特定の人しか知らない仕事の扱いは、属人化を解消するには？で解説しています。

振り返りの進め方

1. 社長と、各担当者が、それぞれ1人で、質問に答えて書き出す（付せんや表計算の1行に1つ）
2. 書き出したものを、全員の分、1つの表に集める
3. 同じ仕事が、何人の分に出てきたかを数える
4. 時間がかかっているもの、何人も困っているものに、印を付ける

何人もが同じ仕事に困っている場合は、その仕事が、全社の困りごとです。優先順位の候補に入れます。

年末年始にやること2｜来年の優先順位を、時間と失敗の影響で決める

書き出した仕事が多くても、来年の前半に手をつけるのは、1つか2つに絞ります。選ぶ軸は、かかっている時間と、失敗したときの影響です。

• 最初に選ぶ：時間がかかっていて、失敗の影響が小さい仕事。日報の要約、問い合わせメールへの返事の下書きなど
• 2番目：時間がかかっていて、失敗の影響が大きい仕事。確認の手順を先に作ってから進める。見積書、請求書の照合など
• 後回し：時間があまりかかっていない仕事

詳しい選び方は、業務の棚卸しの記事にまとめています。2026年版の小規模企業白書では、社内ノウハウの蓄積・共有で有効だった取組は、「マニュアルや手順書の整備」が最も高い結果でした。仕事を手順にしておくと、AIにも、社員にも渡しやすくなります。

AIに向く仕事かを見る5つの質問

• 週に何度も、同じ形でくり返す仕事か
• 元になる資料が、データやメールで手元にあるか
• 手順を、文章で説明できるか
• 間違えても、確認の段階で気づけるか
• 個人情報や取引先の機密を入れなくても、進められるか

「はい」が多い仕事ほど、AIに向いています。「いいえ」がある仕事は、その部分を先に整えます。たとえば、紙の資料を写す作業や、確認の手順づくりです。

AIで改善しやすい仕事の例

年末年始にやること3｜予算と時期を、来年の計画に入れる

優先順位が決まったら、来年の計画に、時期と費用を入れます。決めておく項目は、次のとおりです。

補助金や助成金には、公募回や条件があり、交付が決まる前に契約すると対象外になるものがあります。使う場合は、契約の前に確認します。AI導入に使える補助金とAI研修に使える助成金で解説しています。

来年1年の進め方の見通し

90日で1つの仕事を回す進め方

1. 1〜2週目：今を測る。1回にかかる時間、ミスの件数、待ち時間を、1週間分記録する
2. 3〜5週目：作業・確認・判断に分け、手順と基準を書く。書き方は、マニュアル作成にAIを使う方法で解説しています
3. 6〜9週目：AIに下書きを頼み、担当者が確かめる。入力してよい情報は、先に決めておく
4. 10〜12週目：初めての人に試してもらい、直す。手順書だけで進めてもらい、つまずいた所を直す
5. 13週目：効果を測り、続けるか、広げるかを決める。導入前と同じ項目で測る

13週は、約90日です。1つの仕事が回ったら、次の仕事に広げます。最初から複数の仕事を並べると、どれも終わらなくなります。

効果の測り方｜数字は自社のものを使う

効果は、導入前と同じ項目で比べます。他社の数字ではなく、自社の数字を使います。

中小企業庁の資料には、ITツールの活用に関する調査もあります。従業員のITツール活用を促す研修や勉強会に取り組んでいる企業で、「想定した効果が得られなかった」と答えた割合は8.7%でした。取り組んでいない企業は19.1%でした。

部門間の連携でも差がありました。連携できている企業で、「想定した効果が得られなかった」と答えた割合は7.6%、連携できていない企業は34.8%でした。ツールを入れる前に、使う人の研修と、関係する部署との連携を、計画に入れます。

業務改善でよくある失敗と対策

失敗1：改善する仕事が多すぎて、どれも終わらない

年初に、あれもこれもと決めてしまうことがあります。対策：来年の前半は、優先順位が1位の仕事を1つに絞り、一巡させます。

失敗2：道具を先に決める

先にツールを決めると、そのツールでできる仕事を探すことになります。対策：仕事、手順、基準の順に決めて、最後に道具を選びます。

失敗3：効果を測らず、続けるか決められない

導入の前の数字がないと、効果を比べられません。対策：着手する前の週に、所要時間とミスの件数を記録します。

失敗4：現場に伝えず、社長だけで進める

現場の手順と、社長が思っている手順が違うことがあります。対策：振り返りの段階から社員に聞き、書いた手順を、実際にやっている人に直してもらいます。

失敗5：1回やって終わる

仕事は、AIを入れたあとも変わります。対策：3か月に1回、同じ項目を測り直し、手順を見直します。

シス学の進め方｜来年の業務改善を、仕組みにして進めます

シス学（システムAI経営学）は、社長の頭の中にある判断と勝ちパターンを、AIでマニュアルにし、AIエージェントで仕組みにして、誰がやっても回る会社をつくる経営の方法です。株式会社むさしAI研修のAI導入支援ブランドとして提供しています。旗の言葉は「世界は、システムでできている。」、掲げる言葉は「AIエージェントで売上を上げる」です。

シス学が会社に進めるやり方は、AIで会社をシステム化し、再現性を高めることです。具体的には、次の3つです。

• 手順と判断の基準を仕組みに移し、下書きや転記はAIが、確かめる仕事は社員が受け持ちます。
• うまくいったやり方（勝ちパターン）を、誰がやっても同じ品質で、何度でも再現できるようにします。ミスも減ります。
• 新たな勝ちパターンのつくり方も仕組みにして、進化し続けられるようにします。

このやり方で、次の「シス学で叶える3つのシ」を目指します。

• 1つ目のシ：収益改善：高収益体質へ。削れた作業時間と、新たな勝ちパターンで伸びた分の両方を、数字で確かめます。
• 2つ目のシ：時間創出：社長がいなくても回る会社へ。社長は判断と次の一手に、社員はお客様への対応と自分の成長に、時間を使えるようにします。
• 3つ目のシ：承継価値の向上：いつでも、高い価値で次へ引き継げる会社へ。

この記事で扱った業務改善は、1つ目のシ「収益改善」と、2つ目のシ「時間創出」につながります。

シス学 AI戦略では、年末年始の振り返りから、来年の優先順位づけ、導入計画づくりまでを、社長と担当者から話を伺って一緒に進めます。社員向けのAI研修、手順の自動化を行うAI開発も、同じチームで担当します。

全国オンラインで対応し、初回のご相談は無料です。費用は、業務の内容を伺ってお見積もりします。日時を選んで無料相談を予約できます。

まとめ

• 業務改善の中心は、道具ではなく、仕事の見直し。AIは、手順が決まった作業の部分を受け持つ
• 年末年始にやることは3つ。1年の振り返り、来年の優先順位（時間と失敗の影響）、予算と時期
• 来年の前半は、優先順位が1位の仕事を1つに絞り、90日で一巡させる
• 効果は、導入前と同じ項目で測る。ツールを入れる前に、研修と部署間の連携も計画に入れる

まずは、この1年で、いちばん時間を取られた仕事を、1つ書き出してみてください。年が明けたら、着手する週に、所要時間とミスの件数を、1週間分記録します。それが、効果を比べるときの基準になります。AI導入の全体の流れは、中小企業のAI導入の進め方にまとめています。

よくある質問