総務・バックオフィスの生成AI活用シス学 AI総務社内の手続きと書類は、AIと手順書で回す。

• 社内の問い合わせへの回答

  1. AI社内のルールと過去の対応をもとに、答えの案を出す
  2. 社員答えがルールと合っているかを確かめる
  3. 社長ルールにない例外を判断する

• 議事録

  1. AI会議のメモや録音から、決まったことと次にやることをまとめる
  2. 社員発言の取り違えがないかを確かめる
  3. 社長決まったことを確定する

• 契約書・備品の台帳

  1. AI契約の更新日や備品の貸し出しを一覧にし、期限の近いものを知らせる
  2. 社員台帳と原本・実物が合っているかを確かめる
  3. 社長更新するか、やめるかを決める

• 社内文書・手順書

  1. AIお知らせや手順書の下書きを作り、前の内容との違いを示す
  2. 社員内容が今のやり方と合っているかを確かめる
  3. 社長社内のルールとして決める

※ 任せ方の一例です。対象の仕事と進め方は、御社の業務を伺って決めます。

1. STEP 01

   仕事を書き出す

   総務・バックオフィスの担当者の1週間の仕事を書き出し、「作業」「確認」「判断」に分けます。

2. STEP 02

   1つの仕事で試す

   件数が多く、手順が決まっている仕事を1つ選び、AIで試します。たとえば、社内からよく来る問い合わせへの回答と、議事録づくりから試します。

3. STEP 03

   ルールと手順書を決める

   入れてよい情報、確かめる人、確かめる項目を決めて、手順書にします。

4. STEP 04

   広げる・仕組みにする

   効果を確かめ、同じ部署のほかの仕事や、ほかの部署へ広げます。必要ならAIエージェントや自動化で仕組みにします。