資料作成×AI プロンプト＆事例15選｜中小企業の社長・営業・事務がすぐ使えるテンプレート

はじめに｜資料作成でAIに任せる工程と、人が確かめる工程

中小企業庁は、2026年版中小企業白書の概要の資料でAIの活用を取り上げています。2019年以降の省力化の投資でAIの活用に「取り組んだ」中小企業は、30.3%（回答5,645の事業者）でした。取り組んだ事業者に部門ごとの状況を聞くと、「活用している」はバックオフィス部門で73.4%、営業・販売・顧客対応部門で68.2%です。提案書や報告書、会議資料を多く作るのは、この2つの部門です。

一方、取り組んでいない事業者の理由で最も多いのは「活用する業務がイメージできていない」（63.4%）でした。この記事は、資料作成という1つの仕事に絞り、使う場面を15に分けて具体的に示します。

資料作成の4つの工程と、任せ方

金額、納期、効果の数字は、AIに作らせません。15のプロンプトでは、こうした数字を〔　〕のまま空けさせ、担当者が見積書や記録から入れる形にしています。

プロンプトの使い方

• 〔　〕の中を、自社の内容に置き換えてから貼り付けます
• 答えの形（項目の順番、文字数、表にするか）を決めておくと、毎回同じ形で返ってきます
• どのプロンプトにも「書いていないことは推測せず『要確認』と書く」と入れています。15に共通する書き方は、最後の「まとめ」に6つに整理しました

入れてはいけない情報

個人情報保護委員会は、令和5年6月2日の「生成AIサービスの利用に関する注意喚起等」で、事業者向けに次の2つの注意点を挙げています。

• 個人情報を含むプロンプトを入れるときは、その個人情報の利用目的を達成するのに必要な範囲内かを、十分に確かめる
• 本人の同意なく個人データを入れ、それが答えの出力以外の目的で扱われると、個人情報保護法に違反する可能性がある。入れるなら、サービスを提供する事業者がそのデータを機械学習に使わないことなどを、十分に確かめる

同じ資料は、一般の利用者向けに、答えに不正確な内容が含まれることがあること、利用規約やプライバシーポリシーなどを十分に確かめることも挙げています。資料作成では、お客様の名前を「A社」「担当者B様」に置き換え、金額の内訳や社内の非公開の数字は、入れてよいツールかを先に決めてから扱います。決め方は生成AIの社内ルールの作り方で解説しています。

AIが作った図や画像、他社の資料を使うとき

文化庁の「AIと著作権に関するチェックリスト＆ガイダンス」（令和6年7月31日）は、業務でAIを使う人に向けて、次の点を挙げています。

• 著作権の侵害になるには、既存の著作物との「類似性」と「依拠性」の両方が必要。AIの生成物を使う前に、まず既存の著作物と似ていないかを確かめる（インターネットの文章検索・画像検索の活用など）
• 既存の著作物そのものや、作品の題名・キャラクター名などをプロンプトに入れると、依拠性が認められやすくなると考えられる
• 依拠性がないことを説明できるよう、生成に使ったプロンプトなど、生成の過程を確かめられる状態にしておくよう努める
• 既存の著作物をAIに入れることは、原則として著作権法第30条の4が適用されると考えられる。ただし「入れた著作物と似たものを作らせる」目的で入れる場合は、適用されないことがあり、そのときは権利者の許諾が必要

実務では、次の3つを社内で決めておきます。

1. 他社の提案書やイラストを貼って「これと同じように作って」と頼まない
2. 社外に出す資料の図や画像は、画像検索で似たものがないかを確かめる
3. 使ったプロンプトを、資料と同じフォルダに残す

スライドを作る機能を使う場合（2026年10月23日に公式ページで確認）

文章で答えるチャットのAIのほかに、スライドの形で下書きを作る機能もあります。代表的な2つについて、各社の公式ページに書かれていることは次のとおりです。どれを使うかは、社内で使ってよいツールと契約に合わせて決めます。

Microsoftのヘルプは、生成される情報を必ず確認し、検証するよう書いています。スライドの形で出てきても、確かめる中身（数字、固有名詞、約束になる表現）は同じです。この記事の用途2・3のプロンプトは、こうした機能への指示の文としても使えます。

Copilotを使うのに今の契約へ何を足せばよいか、無料のCopilot Chatとの違いは、Copilotの導入費用と進め方で解説しています。Googleスライドの機能は、日本語で使えるようになったかを、使う前に公式の案内で確かめてください。

見積書・事業計画書・議事録は、別の記事で

• 見積書×AI：過去の見積と単価表から明細の下書きを作り、数量と条件を確かめる
• 事業計画書×AI：融資や補助金の申請に出す事業計画書の作り方
• 議事録×AI：会議のあとに、決まったことと宿題をまとめる
• 部署別のプロンプト集：営業・経理・総務・人事・現場・社長の15の用途（提案書の基本の構成案は用途2）

用途1【提案書】訪問の前に、お客様に聞くことの一覧を作る

こんな課題を解決

提案書を書き始めてから「予算」「決める人」「いつまでに」が分からないことに気づき、聞き直しになります。聞く項目が担当者ごとにばらばらで、提案書の出来も人によって変わります。

どう解決したか

商談の前に、お客様の業種と自社の商品を伝え、提案書を書くのに必要な質問の一覧を作らせます。質問ごとに「答えを提案書のどのページに使うか」を添えさせるので、聞き漏れがそのまま提案書の穴になることが、訪問の前に見えます。

ポイント

• 聞く順番と言い回しは、提案の通りがよい営業担当が読んで直す
• 訪問のあと、聞けなかった質問に印を付け、次の連絡で確かめる
• どのお客様に時間をかけるかは、社長と営業の責任者が決める
• 営業の仕事ごとの任せ方はシス学 AI営業で紹介しています

用途2【提案書】聞いた内容から、提案の筋を3つ出して比べる

こんな課題を解決

提案書がいつも「会社紹介→商品説明→料金」の順になり、お客様の困りごとから話が始まりません。どの順番がよいか迷っているうちに、時間が過ぎます。

どう解決したか

ヒアリングのメモを渡し、話の筋が違う構成案を3つ出させ、それぞれ「向くお客様」と「弱い所」を書かせます。AIは案を並べるだけで、選ぶのは人です。構成案を1つだけ作る基本のプロンプトは、部署別のプロンプト集の用途2にあります。

ポイント

• 3つの案から選ぶのは、お客様に会った営業担当
• 選んだ案と、選んだ理由を一言残しておくと、次の似たお客様で使える
• 値引きや特別な条件を提案に入れるかは、社長が決める

用途3【提案書】ページごとの下書きを「見出し1行＋本文3行」で作る

こんな課題を解決

1ページに文字を詰め込み、読まれません。逆に、単語だけの箇条書きで、何を言いたいページなのかが伝わらないこともあります。

どう解決したか

用途2で選んだ構成案と商品の説明を渡し、1ページに言いたいことを1つに絞った「見出し（言い切りの文）＋本文3行＋入れる図の案」で下書きを作らせます。見出しを言い切りの文にすると、見出しだけを続けて読めば話の筋が分かります。

ポイント

• 書いてあることが、自社の商品で本当にできることかを営業担当が確かめる
• 〔　〕の金額・納期・効果は担当が見積書や記録から入れ、金額と条件は社長が決める
• スライドを作る機能を使う場合も、この見出しと本文を指示に貼り付けて使える

用途4【提案書】お客様から出そうな質問と、答えの案を用意する

こんな課題を解決

提案の場で「ほかより高いのでは」「今のやり方で困っていない」と言われ、答えに詰まります。同じ質問への答え方が、担当者ごとに違います。

どう解決したか

仕上がりに近い提案書を渡し、まずお客様の立場で質問や反対の意見を挙げさせ、次に営業の立場で答えの案を書かせます。答えには社内で決まっていることだけを使わせ、決まっていないことは「社内で確認」と出させます。

ポイント

• 答えの案は営業の責任者が読み、言い過ぎや約束になっていないかを確かめる
• 「社内で確認」が出た項目は、社内で決めて提案書や説明資料に足す
• 値引きで応じるかどうかは、社長が決める

用途5【社内報告】プロジェクトの進み具合を、1枚の報告にまとめる

こんな課題を解決

進み具合の報告が長く、何が遅れていて、社長に何を決めてほしいのかが伝わりません。報告を書くのに、担当者が半日かけています。

どう解決したか

担当者のメモと作業の一覧を渡し、「結論→予定との差→理由→打てる手→決めてほしいこと」の順で1枚にまとめさせます。月ごとの数字の報告は部署別のプロンプト集の用途6で扱っています。

ポイント

• 表の日付と日数を、担当者が元の作業の一覧と照らして確かめる
• 打てる手のうちどれを取るかは、社長が決める
• 毎回同じ順番で出すと、社長は①と⑤から読めば足りるようになる

用途6【社内報告】社内の決裁をもらう企画書・稟議書の下書きを作る

こんな課題を解決

新しい道具を買う、仕事のやり方を変える、といった社内の企画を通す書類が書けず、話が止まります。必要な項目が抜けて、差し戻されることもあります。

どう解決したか

やりたいことを箇条書きで渡し、決裁する人が判断に使う項目（目的、今の困りごと、案、ほかの案との比べ、費用、効果の確かめ方、心配な点）の順で下書きにさせます。「やらない」を含めたほかの案と並べさせると、比べて決めやすくなります。融資や補助金に出す事業計画書は事業計画書×AIで扱います。

ポイント

• 費用は見積書から、効果の数字は自社の記録から、担当者が入れる
• ④の比べ方が一方に寄っていないかを、上司が確かめる
• やるかどうかは、決裁する人（社長）が決める

用途7【会議資料】会議の前に配る1枚（目的・議題・決めること）を作る

こんな課題を解決

会議の目的がはっきりせず、話が広がって時間が延びます。決めることが決まらないまま、次の会議に持ち越されます。

どう解決したか

議題の候補と前回の宿題を渡し、目的、決めること、議題ごとの時間、事前に読んでほしいことを1枚にさせます。決めることが多すぎるときは、優先する3つと次回に回す案に分けさせます。会議のあとの記録は議事録×AIで扱っています。

ポイント

• 前回の宿題の状況は、担当者に確かめてから書き入れる
• 決めることと決める人は、会議を開く人（社長や部門の責任者）が確かめる
• 次回に回す案をそのまま回すかどうかは、会議を開く人が決める

用途8【会議資料】長い資料を、会議で読む1枚の要約にする

こんな課題を解決

取引先の資料や業界の報告書、社内の長い報告が配られても、会議の前に読み切れません。読んだ人と読んでいない人で、話がかみ合いません。

どう解決したか

元の資料を渡し、結論と自社に関係する所を、元のページや見出しを添えて1枚にまとめさせます。元のページが書いてあるので、気になる所だけ元の資料を開いて確かめられます。

ポイント

• 数字と元のページを、担当者が元の資料で確かめる
• 取引先から受け取った資料は、AIに入れてよいかを、秘密保持の約束と社内のルールで先に確かめる
• 要約をもとに何を決めるかは、会議を開く人が決める

用途9【説明資料】専門用語の多い説明を、お客様向けにやさしく書き直す

こんな課題を解決

社内で使っている言葉のまま説明資料を作り、お客様に伝わりません。同じことを聞く電話が何度もかかってきます。

どう解決したか

社内向けの説明と、読む人（年代や知識の程度）を渡し、言い換えた説明と、言い換えた言葉の一覧を作らせます。一覧があるので、言い換えで意味が変わっていないかを1語ずつ確かめられます。

ポイント

• 言い換えで意味が変わっていないかを、その分野に詳しい社員が一覧で確かめる
• 保証・料金・解約などの条件は、契約書や約款の文言と合っているかを確かめる
• お客様に何を約束するかは、社長が決める

用途10【説明資料】プランや商品の違いを比べる表のたたき台を作る

こんな課題を解決

商品やプランの違いを口で説明していて、担当者によって説明が違います。比べる表を作ろうとしても、何を並べればよいかが決まりません。

どう解決したか

商品ごとの仕様書やパンフレットの文章を渡し、お客様が選ぶときに比べる項目を挙げさせて、表のたたき台を作らせます。資料にない欄は空欄のまま「要確認」と残させ、推測で埋めさせません。

ポイント

• 料金、税込・税別、条件を、担当者が最新の料金表で確かめる
• 他社の商品と並べる場合は、他社の公式の情報で確かめられた項目だけにし、他社を悪く書かない
• どのプランを勧めるかの方針は、社長が決める

用途11【研修資料】研修の時間割と、各回で教えることを決める

こんな課題を解決

新人や現場の社員向けの研修を、教える人の頭の中の順番で行っていて、回によって中身が違います。教える側の準備にも時間がかかります。

どう解決したか

教えたい業務、受講者の様子、使える時間を渡し、「終わったときにできるようになること」から逆にたどって、回ごとの目標・教えること・練習・確かめ方を表にさせます。手順書そのものの作り方はマニュアル作成にAIを使う方法で解説しています。

ポイント

• 中身が今の社内のやり方と合っているかを、教える社員が確かめる
• 練習の題材にお客様の実際のデータを使うときは、名前や連絡先を置き換える
• 誰を受講者にするか、業務時間の中で行うかは、社長が決める

用途12【研修資料】教えた内容から、理解を確かめる問題を作る

こんな課題を解決

研修のあと、分かったかどうかを確かめないまま現場に出し、同じ間違いが続きます。

どう解決したか

研修資料や手順書を渡し、言葉を覚えたかを問う問題だけでなく、「この場面ならどうするか」を問う問題も作らせます。正解の根拠が資料のどこにあるかを書かせるので、正解の確認がすぐにできます。

ポイント

• 正解が今の手順と合っているかを、教える社員が確かめる
• 間違いが多かった問題は、研修資料や手順書の書き方を直す合図にする
• 合格の基準と、現場に出す時期は、上司と社長が決める

用途13【図表】文章の資料から、図にする所と図の形を決める

こんな課題を解決

文章ばかりの資料になり、読み手が要点をつかめません。図を入れようとしても、どこを、どんな図にすればよいかが分かりません。

どう解決したか

下書きを渡し、図にすると伝わりやすい所と、図の形（流れ図・比較表・時間の流れ・関係図）、図に入れる言葉を書かせます。図そのものは、PowerPointなどで人が作るか、スライドを作る機能に指示として渡します。

ポイント

• 図に入れた言葉が本文と食い違っていないかを、担当者が確かめる
• 他社の図やイラストを貼って「同じように」と頼まない（理由は「はじめに」の著作権の項）
• お客様に出す図に数字を入れるときは、元の資料と照らして確かめる

用途14【図表】表の数字から、グラフの種類と言いたいことを決める

こんな課題を解決

Excelの数字をそのままグラフにして、何を言いたいグラフなのかが伝わりません。グラフの種類を毎回迷います。

どう解決したか

表の数字と、グラフで伝えたいことを渡し、グラフの種類、軸、目立たせる所、グラフの上に置く一言の案を出させます。誤解を生みやすい見せ方も挙げさせます。割合や増え方を計算した場合は、計算のしかたも書かせ、人が検算します。

ポイント

• 計算した数字は、担当者が元の表で検算する
• 売上や原価など経営の数字は、入れてよいツールかを先に確かめる
• どの数字を社外に見せるかは、社長が決める

用途15【確認】出す前に、数字・言い過ぎ・抜けを点検する一覧を作る

こんな課題を解決

数字の食い違いや、前に作った資料の会社名の残りに、送ったあとで気づきます。確かめる人によって、見る所が違います。

どう解決したか

仕上がった資料と元の資料を渡し、資料は直させずに「気になる所の一覧」だけを出させます。一覧の項目を、社員が元の資料で1つずつ確かめます。AIの点検は2人目の目として使い、AIが挙げなかった所も人が見ます。

ポイント

• 一覧の項目は社員が元の資料で確かめる。金額・日付・宛名は、AIが挙げなくても必ず人が見る
• 言い過ぎの表現を直すか残すかは、営業の責任者が決める
• 出すかどうか、最後の金額と条件は、社長が決める

シス学の場合｜提案書づくりを「作業・確認・判断」に分けて、社員が回せる形にする

シス学（システム経営学）は、AIエージェントを活用し、会社を「儲かるシステム」につくり変える経営学です。手順と判断の基準を仕組みに移し、下書きや転記はAIが、確かめる仕事は社員が受け持ちます。

この記事の用途1〜4と用途15（提案書）に当てはめると、次のようになります。

社長に集まっていた提案書の下書きや手直しをAIと社員に渡し、社長の手元には判断を残します。社員が続けて使えるように、次の3つを決めておきます。

1. 自社の「資料の約束事」を1枚にして、プロンプトと一緒に毎回貼る（作り方は下のまとめ）
2. 確かめる人と項目を決める（提案書なら、営業担当が数字と宛名、営業の責任者が言い過ぎを見る）
3. よく通った提案書の構成と、使ったプロンプトを手順書に残す

シス学 AI研修では、文書作成、資料の要約、データ集計、メール対応など、部署ごとの実務を題材にしたワークで練習します。社員が自分の仕事をAIで終わらせるところまでが目標です。研修のあとは、業務別の手順書と指示文の型、社内のAI利用ルールを整えます。

厚生労働省は、人材開発支援助成金（事業展開等リスキリング支援コース）の令和8年8月3日からの変更点として、次の例を示しています（経過措置があります）。

• 助成の対象：生成AIで商品提案書の構成案づくり、文章の生成、修正のしかたを学ぶ、営業担当者向けの訓練（営業担当者の具体的な業務に直結しているため）
• 助成の対象外：生成AIを使うための汎用的なプロンプトの作り方を学ぶ訓練（特定の業務への具体的な適用を伴わないため）

シス学 AI研修は受講者の職務に合わせた内容で組むため、助成金の対象となる場合があります。使うときは、次の点に気をつけてください。

• 対象になるかどうかは労働局の審査で決まり、受給を保証するものではありません
• 対象は、雇用保険の被保険者である社員です
• 計画届は、研修を始める日の6か月前から1か月前までに出します
• 受講料は、いったん全額を会社が支払います。シス学は、助成金を使うかどうかで受講料を変えません
• このコースは、令和8年度末までの時限措置です

くわしくはAI研修に使える助成金で解説しています。料金は、対象の業務と体制をお聞きしたうえで、無料相談でご案内します。まずは30分の無料相談から。全国オンラインで対応します。

まとめ｜15のプロンプトに共通すること

• 工程を分ける：構成→下書き→図表→確認と、1回に1つの工程だけを頼む
• 材料は人が用意する：ヒアリングのメモ、商品の説明、手順書など、確かめた材料を貼る。「調べて」と頼むと、古い情報や別の会社の情報が混ざることがある
• 数字は空ける：金額・納期・効果は〔　〕のまま出させ、人が記録から入れる
• 推測させない：書いていないことは「要確認」と書かせ、もっともらしい作り話を防ぐ
• 点検は直させずに一覧で：AIに書き直させると、どこが変わったか分からなくなる
• 最後は人：数字と宛名は社員が確かめ、金額・条件・出すかどうかは社長が決める

自社の「資料の約束事」を1枚にして、毎回貼る

中小企業庁の同じ資料では、社内のノウハウの蓄積・共有に取り組む小規模事業者に、有効だった取組を聞いています。1位は「マニュアルや手順書の整備」（39.1%、複数回答、n=3,537）でした。資料作成でも、よく通った資料の書き方を1枚に書き残しておくと、誰が作っても同じ形に近づきます。

約束事ができたら、用途3や用途15のプロンプトの最後に「次の約束事に沿ってください：〔約束事を貼り付け〕」と足します。約束事を決めるのは社長か営業の責任者で、直すたびに日付を書き足します。

まずは、来週の会議か、今月出す提案書を1つ選び、用途7（会議の前の1枚）か用途2（提案の筋を3つ）の〔　〕を埋めて試してみてください。うまくいったら自社の言葉に直し、社内で共有します。AIを使った業務改善の全体の進め方は、業務改善にAIを使う方法にまとめています。

よくある質問