Gemini Notebook（旧 NotebookLM）の業務活用のやり方｜7ステップとそのまま使えるプロンプト

なぜ社内の資料は、あっても仕事に使われないのか

手順書や製品資料がそろっている会社でも、仕事の場面で開かれる資料はわずかです。止まり方には決まった形があり、どれも Gemini Notebook の使い方で手当てできます。

白書の数字｜社内ヘルプデスクで効果を感じる割合は42.7%、議事録・メールに次ぐ2番目

総務省の「令和8年版 情報通信白書」は、日本の企業に、業務の種類ごとの生成AIの活用状況と効果の実感を尋ねています。社内の質問に答える「社内ヘルプデスク」を中心に抜き出しました。あわせて、Google が使い道に挙げる仕事（営業、新人の教育、経営の分析、調査）に近い業務も並べます。

表の読み方です。「活用している」は、白書の3つの答えをこの記事で足した割合です。3つは「業務の流れがAI中心に変わっている」「部署内の特定の業務で活用している」「社員が個人の作業の効率化で活用している」です。白書の本文も、議事録・メールを「約7割」、営業・販売を「約6割」、社内ヘルプデスクを「約5割」と、同じ合計で書いています。一方、「効果を感じる」は、図の注記のとおり、生成AIを活用していると答えた会社だけに聞いた割合です。聞いた相手が違うので、2つの列を比べて「使っている会社の何割が効果を感じた」とは読めません。

Gemini Notebook の使い道にいちばん近いのは、社内の質問に答える「社内ヘルプデスク」です。効果を感じる割合42.7%は、議事録・メール（72.3%）に次ぐ2番目でした。白書は理由を示していません。ここからはこの記事の見方ですが、どちらも答えや下書きのもと（会議の記録、手順書や規程）がはっきりしている仕事です。経営（20.1%）や人事（23.5%）は、材料が報告書・規程・過去の資料に散らばりやすい仕事です。Gemini Notebook は、その材料を1つのノートブックに集めてAIに渡すための道具です。

Gemini Notebook（旧 NotebookLM）とは｜ふつうのAIチャットとの違い

Google の製品ページのよくある質問には「NotebookLM は Gemini Notebook になりました」とあります。Gemini Notebook では、仕事ごとに「ノートブック」を作り、資料（ソース）を入れて使います。ヘルプでは、チャットの答えにはソースに含まれるデータだけが使われ、答えがソースにない場合は答えられないと説明しています。

Gemini Notebook でできること

ほかの記事との分担も書いておきます。社内FAQとチャットボットの作り方は社内FAQをAIで作るやり方で解説しています。手順・判断の基準・お客様の情報・過去の見積を集める仕組みの全体はナレッジ共有AIとは？です。Gmail・Meet・スプレッドシートの中の Gemini はGeminiで業務効率化するやり方にまとめています。この記事は、Gemini Notebook という道具を業務で使うための設定と使い方に絞ります。

Gemini Notebook を業務で使う7ステップ

7つのステップは、1つの業務で一周するまで約1か月が目安です。最初の週に設定（Step 1・2）、2週目に最初のノートブック（Step 3〜5）、3〜4週目に研修資料と共有（Step 6・7）を進めます。

Step 1：会社のアカウントとプランで、使える量を確かめる

仕事で使うのは、会社の Google Workspace のアカウントです。Google のヘルプでは、Workspace のユーザーは、Gmail やカレンダーと同じように Gemini Notebook をコアサービスとして使えます。使える量は、契約しているエディション（プラン）で変わります。

1つのソースに入れられるのは最大50万語、ファイルは200MBまでです。Business Starter でも、まず1つの業務で試すには足ります。社員全員の研修に音声解説を毎日作るような使い方なら、Standard 以上を考えます。今使っている段階は、Gemini Notebook の画面上部、プロフィール画像の横のバッジ（Pro、Plus、Expanded、Ultra）で確かめられるとヘルプにあります。プランの料金は法人向け生成AIの料金比較で並べています。

Step 2：管理コンソールで、使う人と社外への共有を決める

設定は、Google 管理コンソールの「生成 AI」→「Gemini Notebook」にまとまっています。変更には、Gemini の「設定」管理者権限が要ります。中小企業で最初に決める項目は次の3つです。

共有の設定の変更が反映されるまで、最長で24時間ほどかかることがあります。あわせて、社内ルールに「仕事の資料は、会社のアカウントのノートブックにだけ入れる」の1行を足します。個人の Google アカウントには Google 利用規約が適用され、データの扱いが会社のアカウントと違うからです（データの扱いの節）。会社として決める項目の全体は、生成AIの社内ルールの作り方にまとめています。

Step 3：最初の業務を1つ選び、1業務1ノートブックにする

ヘルプでは、ノートブックはそれぞれ独立していて、複数のノートブックの情報に同時にアクセスすることはできません。そこで、ノートブックは「業務ごとに1つ」作ります。Google の製品ページが挙げる使い道（新人のオンボーディング、営業、経営の分析、調査）をもとに、中小企業で始めやすい業務を並べました。

最初の1つは、同じ質問が何度も来る・元になる資料がある・間違えても社内で止められる業務から選びます。多くの会社では、業務マニュアルの質問窓口か新人研修です。ノートブックの名前は「業務マニュアル_受発注_2026-10」のように、業務と作った年月を入れておくと、増えても迷いません。

Step 4：ソースを入れる｜ドライブから入れて、古い版を外す

ソースは、ノートブックの左側の「ソースを追加」から入れます。業務マニュアルのように直すことがある資料は、Google ドライブから入れるのが基本です。ヘルプによると、ドライブから入れたソースは自動で更新され、数分ごとに同期されます。手で同期することもできます。入れられるソースと、気をつける点は次のとおりです。

ドライブのファイルを入れられるのは、そのファイルの閲覧以上の権限がある人だけです。権限を失ったり元のファイルが消えたりすると、ソースは使えなくなります。入れる前に、次の3つを済ませます。

1. 古い版を外す：同じ手順書の旧版が残っていると、答えの引用が旧版を指すことがある。ノートブックには今の版だけを入れる
2. 1つの業務の資料だけにする：関係のない資料を混ぜない。ヘルプも、ソースが多いときは質問にソース名を入れて範囲を絞るよう案内している
3. 入れてよい資料かを確かめる：お客様の個人情報、給与、人事評価は入れない。Google のヘルプは、権利のない資料をアップロードしないよう求めている

Step 5：チャットの設定を決め、引用を開いて確かめる

チャットのパネルの「チャットを設定」で、会話のスタイルと答えの長さを選べます。スタイルは「デフォルト」「学習ガイド」「カスタム」の3つです。業務マニュアルの窓口なら「カスタム」を選び、答え方の決まり（プロンプト1）を入れます。

設定したら、担当者が試験の質問を10問聞きます。新人や他部署からよく来る質問を、聞かれた言葉のまま使います。答えに付いた引用にカーソルを合わせると引用元の全文が出て、選ぶとソースの該当箇所に移ります。引用元が正しい手順書の正しい箇所かを1問ずつ確かめ、合っていない答えは、ソースの側（手順書の書き方、古い版）を直します。合っていた答えは「メモに保存」すると、表や引用を含めたまま残せます。

聞き方にもこつがあります。ヘルプは「このソースを要約して」ではなく、資料名と知りたいことを具体的に書くよう案内しています。たとえば「手順書を要約して」ではなく、「『受発注の手順書』で、締め日を過ぎた注文を受けるときの手順を、番号つきで教えて」と聞きます。

Step 6：Studio で、研修資料・説明資料に変える

「Studio」のパネルでは、同じソースからいろいろな形の資料を作れます。どれも、作る・消すにはノートブックの編集権限が要ります。生成の前に鉛筆のアイコンから、対象者や重点を書いたプロンプトを入れられます（プロンプト4〜6、8）。

Google のヘルプは、Gemini Notebook を医療・法律・財務などの専門分野の助言に使わないよう注意しています。規程や契約のひな形を読ませる場合も、使うのは「どこに何が書いてあるか」を探すところまでにし、解釈や判断は専門家と社長が行います。新人研修全体の組み立て方は、新人教育にAIを使うやり方で解説しています。

Step 7：共有して、使われ方を見ながら直す

ノートブックは、「共有」を選び、相手のメールアドレスを入れて共有します。権限の違いと注意点は次のとおりです。

共有した後は、「アナリティクス」で過去7日間の使われ方（1日あたりの利用者数と質問の数）を見られます。ヘルプによると、ノートブックを4人以上のほかのユーザーと共有し、過去7日以内にチャットが使われていることが条件で、分析は約24時間ごとに更新されます。

あわせて、ノートブックごとに更新の担当を1人決めます。手順書を直したら、ドライブの元のファイルを直す（ノートブックには自動で同期される）。新しい資料を足したら、Step 5の試験の質問で答えを確かめる。月に1回、メモに保存した質問を見て、答えられなかった質問の資料を足す。この3つを担当の仕事にします。

そのまま使えるプロンプト

Gemini Notebook のチャット、「チャットを設定」のカスタム、Studio の鉛筆アイコンの入力欄に、そのまま貼って使える文例です。〔　〕の中を自社の内容に置き換えてください。お客様や社員の名前は、ソースにもプロンプトにも入れないでください。

プロンプト1：業務マニュアルの窓口の答え方を決める（チャットを設定 → カスタム）

プロンプト2：新人の質問に、手順と確かめる所を返させる（チャット）

プロンプト3：手順書どうしの食い違いと、古そうな所を探す（チャット）

プロンプト4：新人研修の学習ガイドを作る（Studio → レポート → 学習ガイドの鉛筆アイコン）

プロンプト5：理解度を確かめるクイズを作る（Studio → クイズの鉛筆アイコン、難易度は初級）

プロンプト6：移動中に聞く音声解説を作る（Studio → 音声解説、形式は「概要」）

プロンプト7：商談の想定問答を作る（チャット）

プロンプト8：朝礼で使うスライド資料の下書き（Studio → スライド資料の鉛筆アイコン、形式は「プレゼンターのスライド」）

どのプロンプトの結果も、AIが作った下書きです。Google のヘルプも、レポートやスライド資料には不正確な情報が含まれる場合があるとしています。配る前に、その業務の担当者が元の資料と突き合わせます。部署ごとのプロンプト（営業・経理・総務・人事）は業務効率化×AI プロンプト＆事例15選にまとめています。

データの扱いと道具の選び方｜どのアカウントで、どこまで入れるか

「NotebookLM に入れた資料は学習に使われるのか」は、使うアカウントで答えが変わります。Google の公式ヘルプで確かめた違いは次のとおりです。

Google の製品ページも、Workspace の Gemini Notebook について説明しています。アップロードしたデータはモデルのトレーニングに使われず、ソースは共有しない限り非公開です。管理者ヘルプには、Gemini Notebook が SOC 1・2・3、ISO/IEC 27001、ISMAP などのコンプライアンス認証に対応しているとあります。一方で、組織のデータリージョンの設定は、Gemini Notebook で処理・キャッシュされるデータには適用されないとも書かれています。取引先との契約でデータを置く国が決まっている場合は、入れる前に確かめます。

会社のアカウントでも、入れる中身は会社で決めます。個人情報保護委員会は、個人情報を含むプロンプトを生成AIに入力する場合、利用目的の達成に必要な範囲内かを十分に確かめるよう求めています。ChatGPT・Claude・Gemini のデータの扱いを並べた比べ方は、Claudeで業務効率化するやり方とChatGPTを業務で使うときの注意点で解説しています。

安全に使えるかを確かめるチェック表

Gemini Notebook と、近い道具の使い分け

Gemini Notebook を業務で使うときによくある失敗

失敗1：社員が個人の Gmail アカウントで、会社の資料を入れる

個人のアカウントには Google 利用規約が適用され、フィードバックを送ると内容が人に読まれる場合があります。会社の管理コンソールで決めた使う人や共有の範囲も、個人のアカウントには及びません。対策：Step 2 の社内ルールの1行に書き、会社のアカウントで同じことができることを研修の最初に見せます。

失敗2：1つのノートブックに、何でも入れる

規程も製品資料も議事録も1つに入れると、質問に関係の薄い資料が答えに混ざり、引用を確かめる手間が増えます。対策：1業務1ノートブックにします。ノートブックどうしは情報をまたげないので、業務の境目で分けておけば、答えの範囲も自然に決まります。

失敗3：PDF で入れて、手順書の更新が反映されない

パソコンから PDF を入れると、その時点の写しがソースになります。手順書を直しても、ノートブックの答えは古いままです。対策：直すことがある資料は Google ドキュメントにして、ドライブから入れます。ドライブから入れたソースは自動で同期されます。

失敗4：「チャットだけ見せれば、資料は見られない」と考える

チャットビューへのリンクは資料を隠す画面ですが、ヘルプには、閲覧者がソースやアーティファクトにアクセスできる場合があるとあります。対策：見せてはいけない資料は入れません。見せる相手が違う資料は、ノートブックを分けます。

失敗5：音声解説やスライド資料を、聞かず・見ずに配る

音声解説・動画解説・スライド資料は、どれも不正確な情報や乱れが含まれる場合があるとヘルプに書かれています。対策：教える人が一度通して聞き、見てから配ります。スライド資料は、直す指示をまとめて出して作り直します。

失敗6：書き出したドキュメントを、そのまま全員に共有する

レポートやメモを Google ドキュメントに書き出すと、ノートブックの共有の権限は引き継がれず、書き出した後の変更もノートブックには戻りません。対策：書き出したファイルは、置き場所と共有先を決めてから配ります。正本はノートブックのソース（ドライブの元のファイル）とし、書き出したファイルは「配布用」と名前に入れます。

公表されている事例｜資料を集めて、聞けば答えが返る形に

Google の公式の事例ページから、Gemini Notebook を業務に使った例を3つ紹介します。いずれも Google が公表した内容です。Gemini Notebook の効果について、時間や件数の数字は示されていません。

オートバックスセブン｜システムの仕様書とマニュアルを集め、引き継ぎを質問で

Google Cloud Japan の顧客事例（2026年10月9日）は、グループのDXを担う株式会社オートバックスデジタルイニシアチブへの取材記事です。店舗運営に関わるシステムの仕様書、マニュアル、過去の変更履歴を Gemini Notebook に集めた取り組みを紹介しています。異動した人や新入社員への引き継ぎは、一から口頭で説明する形から、Gemini Notebook に質問すればすぐ答えが返る形に変わったと紹介されています。記事は、引き継ぎの工数が減ったとしています。今後は活用のコツを全社に広げる予定です。

Sonata Design（カナダ、建設）｜1人に集まっていた製品の質問を減らす

Google Workspace の事例ページによると、同社では、社員とお客様からの製品情報の質問が、専門家1人に集中していました。最新の製品仕様と技術情報を Gemini Notebook に集めて誰でも引ける形にしたところ、経営陣の時間を取っていた製品・仕入先についての問い合わせが減りました。同社の Director、Tyrell DaSilva 氏は、新しい合言葉ができたと話しています。「Gemini Notebook に聞いていないなら、Tyrell に聞かないこと」です。

Rivian（米国、電気自動車）｜技術資料から企画の下書きを作る

Google の Gemini Notebook の製品ページは、Rivian の例を紹介しています。クリエイティブチームは、技術ドキュメントからクリエイティブの企画を数分で作れるようになりました。プロダクトチームは、より多くの時間をイノベーションに使えるようになったとしています。

3社に共通するのは、散らばっていた仕様書・マニュアル・技術資料を1か所に集め、人に聞く前にそこから答えや下書きを取り出していることです。中小企業でも、Sonata Design の合言葉のように「社長に聞く前に、ノートブックに聞く」と決めるところから始められます。

シス学の場合｜新人研修のノートブックを「作業・確認・判断」に分ける

シス学（システム経営学）は、AIエージェントを活用し、会社を「儲かるシステム」につくり変える経営学です。Gemini Notebook を使う仕事も、「作業・確認・判断」に分けて、誰が受け持つかを決めます。業務マニュアルを使った新人研修を例にすると、次のとおりです。

これは、シス学の3つのシのうち「承継価値の向上（いつでも、高く渡せる会社に）」にあたります。社長の判断と勝ちパターンが手順書という言葉に残り、ノートブックを通して、誰が教えても同じ内容で新人に伝わるようになります。

シス学 AI研修では、自社の手順書や製品資料を題材に練習します。社員が Gemini Notebook などのAIで学習資料と質問窓口を作り、自分たちで更新できるところまでです。研修は、条件を満たせば厚生労働省の人材開発支援助成金の対象となる場合があります。対象になるかどうかは労働局の審査で決まり、受給を保証するものではありません。対象は雇用保険の被保険者です。計画届は研修開始の1か月前まで（6か月前から）に出し、受講料はいったん全額を会社が支払います。助成金の有無で受講料は変わりません。事業展開等リスキリング支援コースは、令和8年度末までの時限措置です。詳しくはAI研修に使える助成金をご覧ください。

料金は、対象の業務と体制をお聞きしたうえで、無料相談でご案内します。まずは無料相談から、30分の無料相談を予約してください。

まとめ

• NotebookLM は Gemini Notebook に名前が変わった。入れたソースだけを材料に答え、答えに引用を付ける。すべての Google Workspace のプランで使える
• 進め方は「アカウントとプラン → 管理コンソールの共有設定 → 1業務1ノートブック → ドライブからソース → チャットの設定と引用の確認 → Studio で研修資料 → 共有と更新の担当」
• 上限は、Business Starter で1ノートブック50ソース・1日50回のチャット、Business Standard・Plus で300ソース・500回（2026年10月23日に公式ヘルプで確認。変わる場合がある）
• 会社の Workspace のアカウントでは、入れた資料・質問・答えはトレーニングに使われず、フィードバックを送っても人のレビューはない。個人のアカウントとは扱いが違う
• 見せてはいけない資料は入れない。チャットビューのリンクでも、閲覧者が資料にアクセスできる場合がある

まずは明日、会社のアカウントで Gemini Notebook（notebook.google.com）を開きます。新人からよく聞かれる業務の手順書を3本、ドライブから入れてみてください。そのうえで、最近聞かれた質問を5つ、聞かれた言葉のまま入力し、答えの引用を開いて手順書と突き合わせます。合わなかった所が、最初に直す手順書です。

よくある質問