Q.ChatGPTの業務利用の注意点は？

1. 注意点の理由｜国の3つの資料が、同じ2点を挙げている

ChatGPTの注意点は、国の資料に書かれていることから決めると、社員にも理由ごと説明できます。3つの資料が挙げていることを、「入れる情報」と「出てきた答え」に分けると次のとおりです。

個人情報保護委員会の注意喚起で、会社が確かめる2つのこと

注意喚起は、会社（個人情報取扱事業者）に向けて2つの点を挙げています。1つ目は、個人情報を含む指示（プロンプト）を入れる場合に、その個人情報の利用目的を達成するために必要な範囲内かを十分に確かめること。2つ目は、本人の同意を得ずに個人データを含む指示を入れ、その個人データが答えを出す以外の目的で扱われた場合、個人情報保護法の規定に違反する可能性があることです。そのため、サービスを提供する事業者が、その個人データを機械学習に利用しないことなどを十分に確かめるよう求めています。

一般の利用者に向けては、入れた個人情報が機械学習に使われ、他の情報と統計的に結びついて、正確または不正確な内容で出力されるリスクを挙げています。提供する事業者の利用規約やプライバシーポリシーを十分に確かめることも求めています。委員会は前日の令和5年6月1日付けで、ChatGPTを提供するOpenAIに対しても注意喚起を行い、6月2日にその概要を公表しました。要配慮個人情報を本人の同意なく取得しないことや、利用目的を日本語で通知・公表することなどです。

IPAが「AIの利用」を初めて10大脅威に選んだ理由

IPAの解説書（組織編）は、AIへの理解が不十分なまま使うと、他者の権利の侵害や情報漏えいにつながることがある、としています。解説書が紹介する米国のAI企業の調査では、業務で生成AIにデータをコピー＆ペーストして入力している利用者が77%いました。そのうち82%は、組織に管理されていないアカウントによるものでした。会社が把握できない個人のアカウントでの利用が、漏えいの入り口になるということです。

2. 入れてよい情報・入れない情報｜線を引く前に、プランと設定を確かめる

「入れてよいか」は、情報の種類だけでなく、どのプランを、どの設定で使っているかで変わります。OpenAIの公式ページには、次のように書かれています。

法人向けのデータは、保存時はAES-256、通信時はTLS 1.2以上で暗号化されると説明されています。データの保存場所を日本などから選べるのは、対象となるEnterprise・Edu・ChatGPT for Healthcare・APIの利用者です。Businessは、この一覧に入っていません。

つまり、個人向けのプランを既定の設定のまま使うと、入れた内容が学習に使われうる状態です。個人情報保護委員会が求める「機械学習に利用しないことなどの確認」は、学習の設定をオフにするか、法人向けのプランを使うことが出発点になります。ただし、学習に使われないことと、何を入れてもよいことは別です。入れた情報は会社の外のサービスに送られ、一定の期間保存されます。

会社としての区分の決め方（入力してよい・条件つき・入力してはいけないの3区分）は、生成AIの社内ルールの作り方で解説しています。

個人情報は「伏せて入れ、あとで人が戻す」が基本

仕事の多くは、名前や数字を伏せても成り立ちます。お客様への返信を作らせるときは、次のように置き換えます。

• 手元の情報：山田様（○○市）から、6月10日に納品した品物の数量が違うと電話があった
• ChatGPTに入れる文：「お客様から、納品した品物の数量が違うと電話がありました。お詫びと、確認の手順と、折り返しの連絡の約束を伝える返信メールを、丁寧な敬語で200字で書いてください。」
• 人があとで入れるもの：お客様の名前、納品日、数量、折り返しの日時

部署ごとの頼み方の例は、業務効率化×AI プロンプト＆事例15選にまとめています。

3. 出てきた答えの注意点｜誤りを前提に、社外に出す前に人が確かめる

個人情報保護委員会は、生成AIの答えは確率的な相関関係にもとづいて作られるため、不正確な内容が含まれることがある、としています。IPAの解説書は、その例として、2025年1月に米国テキサス州の裁判所で取り上げられた件を紹介しています。弁護士が前年に出した意見書に実在しない判例が引用されていて、生成AIで作っていたことが明らかになったものです。その弁護士は、ハルシネーションが起こりうることを知らなかったといいます。

AI事業者ガイドラインは、AIを使う側に、出力の精度とリスクの程度を理解し、リスク要因を確かめたうえで使うことを挙げています。AIを使って作った文書でも、確かめる責任は作った人と、確認した上長にあると決めておきます。

人の評価に使うとき、社内のデータとつなぐとき

AI事業者ガイドラインは、AIの出力を特定の個人や集団の評価の参考にする場合について、2つのことを挙げています。AIを使っていることを評価される本人に通知すること。そして、人による合理的な判断のもとで、評価された本人から求められたら説明責任を果たすことです。応募書類の選考や、人事評価のまとめにChatGPTを使う場合がこれに当たります。

IPAの解説書は、AIの脆弱性の例として、2025年6月に報道されたMicrosoft 365 Copilotの「EchoLeak」を挙げています。外部から不正な指示が注入されると、Copilotにアクセスを許可した社内の秘密データなどが流出する可能性があったというものです。OpenAIも法人向けプランでは、社内のどの情報源をつなぐかを会社が決められると説明しています。メールやファイル置き場をChatGPTにつなぐ機能は、つなぐ範囲を必要な所だけにしてから使います。

4. 禁止するか、ルールを決めて使うか｜禁止だけでは、個人のアカウントに流れる

ChatGPTの業務利用を全面的に禁止する、という決め方もあります。判断の材料になるのが、IPAが挙げるシャドーAIです。解説書は、職場でAIサービスを使っていない場合などに、従業員が個人で使っているAIサービスを業務に使うことがある、としています。職場がそれを認識できないこともリスクだ、という指摘です。

中小企業庁が2026年版白書の概要としてまとめた資料に、AIを活用していない理由の調査があります。2019年以降の省力化投資でAIの活用に取り組んでいない3,888社の回答（複数回答）です。

禁止の理由が「不安だから」「ルールがないから」であれば、ルールを決めることで外せる理由です。いちばん多い「活用する業務がイメージできていない」には、まず下の最小のルールで安全な範囲を決めます。そのうえで、お礼状や案内文の下書きなど、伏せる情報がない仕事を1つ選んで試すのが手早い始め方です。

IPAの解説書は、経営者層の対策として次のことを挙げています。

• 未許可・未認可のAIサービスの利用を禁止する
• AIガバナンスとサービスの利用規定を整える（AI事業者ガイドラインなどを参照する）
• 個人のアカウントでの業務利用を制限する
• 規程に違反したときの対応を明確にする
• 外部のサービスを使うときは、入力データを学習の対象から外す設定（オプトアウト）を徹底する
• AIサービスを契約するときに約款を確かめる
• トラブルに備えて、専門家と相談窓口を確保する

IPAが挙げているのは「すべて禁止」ではなく、「会社が認めたもの以外を禁止」する形です。認めるサービスを決め、そのうえで個人のアカウントでの業務利用を止めます。

社内ルールの最小の条文例（5条）

1枚から始めるなら、次の5条で上の注意点を押さえられます。【　】は自社に合わせて書きかえます。

1. 第1条（使ってよいサービス）：業務で使ってよい生成AIは、会社が用意した【ChatGPT Business】のアカウントに限る。個人のアカウントで業務の情報を扱わない。
2. 第2条（入れない情報）：お客様・社員の氏名・住所・電話番号などの個人情報、【見積金額・原価】、秘密保持契約で預かった情報、パスワードは入れない。必要なときは、名前や数字を伏せて入れる。
3. 第3条（出す前の確認）：AIが作ったものを社外に出すときは、作った人が金額・日付・固有名詞・出典を確かめ、【上長】の確認を受ける。
4. 第4条（迷ったとき・誤って入れたとき）：迷ったら入れずに【総務の担当者】に聞く。誤って入れたときは、すぐに同じ窓口に知らせる。早く知らせた人を、そのことで責めない。
5. 第5条（見直し）：このルールは【毎年4月】と、使うサービスやプランを変えるときに見直す。

使ってはいけない用途、著作権、作り方の記録、事故のときの対応の順まで入れた全10条は、生成AIの社内利用ルール ひな形（Word・PDF）にあります。ルールを作る手順は、生成AIの社内ルールの作り方で解説しています。どちらも法律上の助言ではないため、必要に応じて弁護士などの専門家に確認してください。

結論｜「入れる前」と「出す前」の2か所で止まれば、禁止しなくても使える

• 国の資料が挙げる注意点は、入れる情報（個人情報・機密情報）と、出てきた答え（誤り）の2つ
• 個人向けプラン（Free・Plus・Pro）は、既定では入れた内容が学習に使われうる。設定でオフにするか、既定で学習に使われない法人向けプランを使う
• 学習に使われなくても、個人情報と機密は伏せて入れる。答えは、金額・日付・固有名詞・出典を人が確かめてから外に出す
• 全面禁止は、個人のアカウントでの見えない利用（シャドーAI）を招きやすい。IPAの対策のとおり「会社が認めたもの以外を禁止」する

明日できる最初の1歩は、社員への次の連絡です。「ChatGPTを仕事で使っている人は、今日中に【担当者名】へ2つ教えてください。使っているアカウントが個人のものか会社のものか。『設定』＞『データ管理』の『すべての人のためにモデルを改善する』がオンかオフか。使っていたことを責めることはありません。」返ってきた答えで、全面禁止にするか、法人向けプランにまとめてルールを決めるかを判断できます。

関連資料

ルールづくりと社員への説明に使える資料を、資料ダウンロードから無料でお渡ししています。

• 生成AIの社内利用ルール ひな形（Word・PDF）：全10条の規程、入力してよい情報の3区分の表、社員が机の近くに貼れる「使う前・出す前のチェック」1枚
• シス学 サービス資料（PDF）：AI戦略・AI研修・AI開発の内容と進め方をまとめた資料

シス学の場合｜「入れてよいか」の線は社長が決め、確かめる仕事を社員に渡します

シス学（システム経営学）は、AIエージェントを活用し、会社を「儲かるシステム」につくり変える経営学です。ChatGPTを業務で使う仕事も、「作業・確認・判断」に分けて受け持ちを決めます。お客様への返信メールを例にすると、次のようになります。

シス学 AI研修は、社員が毎日行っている業務を題材に、AIで仕事を終わらせるところまで練習します。入れてよい情報と入れない情報、使うサービスと設定、AIの答えを確かめる人を決める社内のAI利用ルールも、研修とあわせて整えます。

全国オンラインで対応しています。料金は、対象の業務と体制をお聞きしたうえで、無料相談でご案内します。まずは30分の無料相談で、いま社員がChatGPTをどう使っているかをお聞かせください。

よくある質問