業務の棚卸しとは？AIに任せる仕事の見つけ方と、進め方の6ステップ

業務の棚卸しとは？AIを使う前に必要な理由

業務の棚卸しとは、会社で行っている仕事を一つずつ書き出し、一覧にすることです。誰が、どのくらいの頻度で、どれだけの時間をかけて、どんな手順で行っているかを書きます。倉庫の在庫を数えるように、仕事の「中身」を数えます。

書き出すと、見えてくることがあります。毎週くり返している仕事、特定の人しか手順を知らない仕事、昔からの習慣で続いているだけの仕事などです。

業務フロー図・マニュアルとの違い

似た言葉に、業務フロー図とマニュアルがあります。棚卸しは、これらを作る前の、仕事全体の一覧づくりです。

なぜAIを使う前に必要なのか

AIは、任せる仕事と手順が決まっていないと使えません。中小企業庁が示した調査では、AIを活用していない中小企業が挙げた理由は、次のとおりでした。

白書にも、棚卸しの効果を示す分析があります。2023年版の小規模企業白書は、デジタル化を進める際の棚卸しを調べています。棚卸しができていると答えた企業ほど、デジタル化の効果を実感している割合が高い傾向がありました。

ただし、棚卸しが「十分にできている」と答えた企業は、どの従業員規模でも10%を下回っていました。「十分」か「ある程度」できている割合は、従業員21人以上の企業で約5割、20人以下の企業で約3割です。多くの会社が、まだ棚卸しを十分に行えていません。

2025年版の中小企業白書には、別の分析もあります。「業務の属人化・ブラックボックス化の防止」に取り組む事業者は、取り組まない事業者より、付加価値額の変化率が高い結果でした。属人化した仕事は、棚卸しで最初に見つかります。

棚卸しで書き出す項目｜1つの仕事を1行で

棚卸しは、表計算ソフトの1行に1つの仕事を書く形で始められます。細かく書きすぎる必要はありません。次の7項目があれば、AIに任せられるかどうかを判断できます。

時間の欄は、きっちり測る必要はありません。「だいたい40分」で十分です。大事なのは、あとで比べられるように、全員の分を同じ書き方でそろえることです。

社長自身の仕事も、書き出します。社長のところに集まっている仕事は、AIや社員に渡せる候補が多い場所です。見積書の最終確認、請求書の確認、社員からLINEで届く質問への返事などが当てはまります。

業務棚卸しのやり方｜6つのステップ

進め方は、次の6つです。最初から全社でやらず、1つの部署か、社長自身の仕事から始めます。

1. 仕事を書き出す：1週間のカレンダー、送受信したメール、LINEの履歴を見返して、やった仕事を書き出す。記憶だけに頼らない
2. 1行にまとめる：「見積書を作る」「日報を確認する」のように、動詞で言い切る形にそろえる
3. 頻度と時間を書く：週に何回、1回に何分かを、だいたいで書き込む
4. 本人に確かめる：書き出した表を、実際にその仕事をしている社員に見てもらい、抜けと違いを直してもらう
5. 作業・確認・判断に分ける：1つの仕事の中身を、3つに分ける（次の章）
6. AIに向くかを見て、最初の1件を選ぶ：チェック表と優先順位で選び、いまの所要時間を測っておく

4番目の「本人に確かめる」は、飛ばさないでください。社長が思っている手順と、現場でやっている手順が、ずれていることがあります。

仕事を「作業」「確認」「判断」に分ける

書き出した仕事は、1つの塊のままでは、AIに任せられるか判断できません。仕事の中身を、「作業」「確認」「判断」の3つに分けます。

• 作業：資料から写す、下書きを作る、集計する、並べ替える。手順が決まっていて、人でなくても進められる部分
• 確認：作業の結果が合っているかを見る。数量、宛名、金額、条件を、元の資料と照らす
• 判断：決まりに書けない例外を決める。値引きに応じるか、取引を受けるか、断るか

見積書づくりを例にすると、次のように分けられます。

ほかの仕事も、同じ形で分けられます。たとえば次のとおりです。

この3つに分けると、「仕事全部をAIに任せる」か「AIには無理」かの、二択ではなくなります。作業の部分だけをAIに渡し、確認と判断は人に残す、という選び方ができます。

AIに仕分けの案を出してもらう

分け方に迷うときは、AIに案を出してもらう方法もあります。社名や金額などの具体的な情報は入れず、仕事の名前と手順だけを書いて渡します。出てきた案は、その仕事をしている人が見て直します。

作業の部分は、手順書の元になる

AIに任せる作業は、手順を言葉にして渡す必要があります。この手順は、そのまま社内の手順書にもなります。担当者が休んでも、別の人が同じ手順で進められる土台になります。

AIに向く仕事・向かない仕事のチェック表

分けた「作業」の部分が、AIに向くかどうかを、次の5つの質問で見ます。

個人情報を生成AIに入力するときの注意は、個人情報保護委員会も呼びかけています。個人データを入れる場合は、入力した内容が機械学習に使われないかなど、サービス側の扱いを確かめます。

向きにくい仕事の例

• 毎回内容が違い、手順を説明できない仕事（新しい取引先との条件の交渉など）
• 間違いが大きな損失につながり、確認する手段がない仕事
• 相手との信頼関係そのものが価値になる場面（お詫びの電話、大事な取引先へのあいさつなど）

最初の1件の選び方｜時間と失敗の影響で決める

時間の数え方

かかっている時間は、頻度に1回の時間をかけて、1週間あたりの合計にします。たとえば、見積書の作成が週に5回、1回40分なら、200分、つまり約3時間20分です。

合計が出たら、作業・確認・判断の別に、時間を足し直します。社長の時間のうち、「判断」以外に使っている時間がどのくらいあるかが見えてきます。その部分が、AIや社員に渡せる候補です。

選ぶ軸は2つ

棚卸しをすると、AIに向く仕事がいくつも見つかります。全部に手をつけず、最初の1件に絞ります。

選ぶ軸は2つです。かかっている時間（頻度と1回の時間をかけたもの）と、失敗したときの影響です。

中小企業庁の資料には、AIを活用している中小企業に、部門ごとの状況を聞いた調査があります。「活用している」と答えた割合は、次のとおりです。

• バックオフィス部門：73.4%
• 営業・販売・顧客対応部門：68.2%
• 製造・生産管理・物流部門：57.2%

AIの活用は、書類やメールを扱う部門から進んでいる様子がうかがえます。最初の1件も、バックオフィスや顧客対応の、書類とメールの仕事から探すと見つかりやすくなります。

選んだら、AIを使う前の所要時間を測っておきます。比べる材料がないと、効果が分かりません。

業務棚卸しでよくある失敗と対策

失敗1：書き出すこと自体が目的になる

一覧を作って満足し、次の一手が決まらないことがあります。対策：6つのステップの最後に、「最初の1件」と「いつまでに試すか」を決めます。

失敗2：社長が想像で書く

社長が思っている手順と、現場の手順が違うことがあります。対策：実際にやっている社員に表を見てもらい、直してもらいます。

失敗3：細かく書きすぎて、終わらない

ボタンを押す順番まで書き始めると、棚卸しが終わらなくなります。対策：最初は1つの仕事を5行以内で書きます。AIに任せると決めた仕事だけ、あとで詳しく書きます。

失敗4：その仕事をしている本人から、仕事を離せない

特定の人だけが手順を知っている仕事は、棚卸しで見つかる代表的な例です。本人が手放したがらないこともあります。対策：手順を書き出す役を、その本人にお願いし、ふだんの仕事が楽になると伝えます。

属人化のほどき方は、属人化を解消するには？で解説しています。

失敗5：一度やって終わりにする

仕事は、AIを入れたあとも変わります。対策：3か月に1回、同じ表を見直します。時間の変化と、新しく出てきた仕事を書き足します。

シス学の進め方｜棚卸しから始めます

シス学（システムAI経営学）は、株式会社むさしAI研修のAI導入支援ブランドです。仕組み（システム）で回る会社をつくる経営を、AIで支えます。

シス学 AI戦略では、最初に、社長と担当者から仕事の流れを聞き、時間がかかっている仕事を一覧にします。見積書、請求書、日報、受注メール、LINEでの質問など、毎日くり返す仕事を、「作業」「確認」「判断」に分けます。

そのうえで、AIに任せる仕事の候補と順番を決め、導入計画にまとめます。社員向けのAI研修や、仕組みづくりのAI開発も、同じチームで担当します。

全国オンラインで対応し、初回のご相談は無料です。費用は、業務の内容を伺ってお見積もりします。日時を選んで無料相談を予約できます。

まとめ

• 業務の棚卸しは、仕事を一つずつ書き出し、担当・頻度・時間・手順を一覧にすること。AIを使う前の作業
• 仕事は「作業」「確認」「判断」に分ける。作業の部分だけをAIに渡し、確認と判断は人に残す選び方ができる
• 最初の1件は、時間がかかっていて、失敗の影響が小さい仕事から選ぶ
• 選んだら、AIを使う前の所要時間を測っておく

まずは、社長自身の1週間の仕事を、1行ずつ書き出してみてください。書き終えたら、いちばん時間がかかっている作業を1つ選びます。進め方全体は、中小企業のAI導入の進め方にまとめています。

よくある質問