AI研修の助成金申請のやり方｜計画届から支給申請までの8ステップと書類チェック表

AI研修の助成金申請が難しく感じる理由｜書類と期限が研修の前後に分かれる

人材開発支援助成金の申請は、一度の手続きでは終わりません。研修を始める前に「職業訓練実施計画届」（以下、計画届）を出し、研修が終わったあとに「支給申請書」を出します。2回の提出の間に、研修の実施と、受講料の支払いが入ります。

社長が「難しい」と感じる理由は、主に次の3つです。

1. 期限が3つある：計画届は研修を始める日の6か月前から1か月前まで。変更届は決められた期日まで（日時の変更なら、当初の日か変更後の日の早いほうの前日まで）。支給申請は研修が終わった日の翌日から2か月以内です。厚生労働省のパンフレットは、この3つを守らなかった場合を、どれも「対象外となる例」に挙げています
2. 様式が多い：厚生労働省の申請書類のページには、計画届のときに使う様式が12種類、支給申請のときに使う書類が16種類並んでいます。実際に出すのは、自社の研修に当てはまるものだけです
3. 書類をつくる人が分かれる：カリキュラムや領収書は研修会社、出勤簿や賃金台帳は社内、申請書の作成は会社か社会保険労務士。誰に何を頼むかを決めておかないと、期限の直前にそろいません

AI研修の助成金申請のやり方｜計画届から支給決定までの8ステップ

まず、全体を1枚の表で見ます。提出先は、どの書類も事業所の所在地を管轄する都道府県労働局です（都道府県によっては、ハローワークでも受け付けています）。

Step 1：研修を始める日を決め、計画届の期限を逆算する

最初に決めるのは、研修の中身ではなく日付です。計画届の提出期間は「訓練開始日の6か月前から1か月前までの間」です。研修を始める日が決まれば、計画届の期限が決まり、そこから社内の準備にかけられる日数が分かります。

期限は、研修開始日の1か月前の同じ日付です。前の月に同じ日がないときは、その月の末日です（パンフレットの例：7月31日開始なら6月30日まで）。提出期限が土日や休日にあたる場合は、翌開庁日が期限になります。下の「そのまま使える逆算カレンダー」で、具体的な日付の数え方を示しています。

Step 2：職業能力開発推進者を選び、事業内職業能力開発計画をつくる

この助成金は、「職業能力開発推進者」を選び、「事業内職業能力開発計画」をつくって社員に知らせている会社が対象です。どちらも、計画届を出す日までに済ませておく必要があります。

• 職業能力開発推進者：社員の能力開発の計画づくりや相談を受け持つ人です。パンフレットでは、教育訓練部門や労務・人事の担当の部課長などが例に挙がっています。事業所ごとに1名以上選びます（常時雇用する労働者が100人以下の事業所で適任者がいない場合などは、本社の推進者と兼ねられます）
• 事業内職業能力開発計画：会社の経営方針と、社員にどんな力を身につけてほしいかを書いた社内の計画です。つくったら、社員に知らせます。パンフレットに記載例があり、労働局やハローワークで作成の相談も受け付けています

選んだり、つくったりしたあとに中身を変えても、届け出は要りません。計画には「経営理念・経営方針」「人材育成の基本方針や目標」を書きます。パンフレットの記載例には「自社内のＤＸ推進のため情報技術等の人材を育成する」という目標の例もあります。

Step 3：AIを使う業務と受講者を決め、研修会社から資料をもらう

次に、研修の中身と受講者を決めます。受講者は、その事業所の雇用保険の被保険者です。どの業務にAIを使うかを先に決め、その業務を担当している社員を受講者にします。対象になる研修の条件は、解説記事の「対象になるAI研修の条件」で確かめてください。

研修会社からは、計画届に添付する次の資料をもらいます。

• カリキュラム・受講案内：研修の実施目的、実施日時、日ごとの内容と実施場所、実訓練時間数、受講料（料金体系）が分かるもの
• 契約書、または受講案内と申込書の写し（研修会社が主催する研修を受ける「事業外訓練」の場合）：研修会社の名称・所在地・連絡先、契約内容、受講料が分かるもの
• OFF-JT講師要件確認書（様式第10号）（会社が自分で企画して外部講師を招く「事業内訓練」の場合）
• 研修会社から費用の負担を軽くする説明資料を受け取った場合は、その資料

Step 4：計画届の書類をつくる

AI研修を通学（対面）か同時双方向のオンラインで行う場合、計画届で出す主な書類は次のとおりです。様式は、厚生労働省の申請書類のページから、計画届を出す時期に合ったものをダウンロードします（令和8年8月3日以降に出す計画届は、その日以降の様式です）。

• 職業訓練実施計画届（様式第1-1号）。代理人が申請する場合は委任状（原本）も
• 事業展開等実施計画（様式第1-3号）。新規事業などの事業展開か、社内のDX化・GX化か、人事・人材育成の計画に基づくものかを選び、内容を書きます
• 対象労働者一覧（様式第3-1号）
• 事前確認書（様式第11号）。支給要領では、申請する事業主自身が内容を確認した旨の氏名を書いたものを出すことになっています
• Step 3で研修会社からもらった資料

計画届は、原則として研修ごとに1つつくります。日時が違う研修は、日時が同じものごとに分けます。人事・人材育成の計画に基づく研修を中小企業が選ぶ場合は、認定経営革新等支援機関に、あらかじめ計画の確認を受けるなど、出す書類が増えます。

Step 5：研修開始日の6か月前から1か月前までに、労働局へ計画届を出す

提出先は、事業所の所在地を管轄する労働局です。出し方は、窓口への持参、郵送、電子申請（雇用関係助成金ポータル）の3つです。それぞれの違いは、後ろの「提出のしかたの選び方」で比べています。

本社が支社の分をまとめて申請することもできます。この場合は、本社を管轄する労働局に出し、同じ研修を同じ時期に行う場合に限られます。助成金はすべて本社に支給されます。

Step 6：計画どおりに研修を行い、出席と受講時間を記録する

研修は、計画届に書いた日時と内容で行います。支給申請では、受講者ごとに受講時間を報告します。受講時間が実訓練時間の8割以上であることが条件なので、研修の日ごとに、出席と受講した時間を記録しておきます。賃金助成を申請する場合は、その日の出勤簿やタイムカードも使います。

日時や内容、受講者が変わるときは、決められた期限までに「職業訓練実施計画変更届（様式第2-1号）」を出します。出さずに変更後の研修を行うと、その部分は助成の対象になりません。期限は、次の失敗の節でまとめています。

Step 7：受講料を全額払い、研修終了日の翌日から2か月以内に支給申請を出す

研修の費用は、支給申請までに会社がすべて払い終えている必要があります。研修会社から返金などを受けた場合、その経費は助成の対象になりません。受講した社員に一部でも負担させた場合は、パンフレットでは賃金助成を含めて不支給です。

支給申請の期限は、研修終了日の翌日から2か月以内で、厳守です。ここでいう研修終了日は、計画届の「訓練の実施期間」の最終日に書いた日です。様式は、新しいものではなく、計画届を出した時点の様式を使います。

令和8年5月14日からは、経費助成を申請する場合に「受講料等の価格設定に関する疎明書（様式第28号）」も出すことになりました。同じ内容の研修なのに、助成金を使うかどうかで受講料に差を付けていないかを、会社の側から説明する書類です。

Step 8：審査を待ち、書類を5年間保存する

支給申請を出したあと、労働局が審査をして、支給か不支給かを決めます。パンフレットには「審査には時間を要します」とあり、支給までの日数の目安は書かれていません。審査の途中で、追加の書類の提出や、実地調査への協力を求められることがあります。

審査に必要な書類は、支給が決まったあとも5年間保存します。整備・保存していない場合や、審査に協力しない場合は、支給を受けられない事業主に当たるとされています。

そのまま使える逆算カレンダーと書類チェック表

逆算カレンダー（例：2027年1月14日・15日に12時間の研修を行う場合）

日付の数え方を示すための例です。実際の期限は、管轄の労働局に確かめてください。

この例では、計画届の提出期間の初日（6か月前）はすでに過ぎているので、準備ができしだい出せます。このコースは令和8年度末までの時限措置です。年度末に近い日程は、計画届・研修・支給申請のどこまでを年度内に済ませる必要があるかを、早めに労働局に確かめてください。

計画届の書類チェック表（通学・同時双方向のAI研修の場合）

支給申請の書類チェック表（通学・同時双方向のAI研修の場合）

添付する書類の写しは、原本をコピー機で複写したものを出します。原本から書き写したり、別につくり直したりしたものは無効になります。このほかにも、労働局から審査に必要な書類を求められることがあります。

研修会社への依頼文の文例

研修会社に資料を頼むときは、何に使うのかと、いつまでに要るのかを先に伝えると、やり取りが一度で済みます。次の文を、自社の日付に変えてそのまま使えます。

提出のしかたの選び方｜窓口・郵送・電子申請

計画届・変更届・支給申請は、どれも次の3つの出し方があります。最初に選んだ出し方が、あとの手続きに影響する点に気をつけます。

電子申請を使うなら、計画届の段階から使います。紙で出した計画届のあとに、支給申請だけ電子申請にすることはできません。電子申請では、画面に直接入力する様式もあるため、先に雇用関係助成金ポータルの申請画面を見ておくと準備しやすくなります。

AI研修の助成金申請でよくある失敗と防ぎ方

失敗1：研修の日程を変えたのに、変更届を出していない

期限までに変更届を出さずに、変更後の研修を行うと、その部分は助成の対象になりません。防ぎ方：日程が動いたら、すぐに次の期限を確かめます。

研修開始日を1か月以上うしろにずらす場合は、変更届ではなく、計画届を出し直します。

失敗2：郵送の消印で間に合ったと思っている

郵送の提出日は、労働局に書類が届いた日です。期限の日に投函しても、届くのが翌日なら期限切れです。防ぎ方：郵送するなら、期限の数日前に届く日程で、配達の記録が残る方法で送ります。

失敗3：計画届は紙で出し、支給申請だけ電子申請にしようとする

計画届を電子申請で出していない場合、その計画の変更届と支給申請は電子申請で出せません。防ぎ方：最初の計画届を出す前に、最後まで紙で通すか、最初から電子申請にするかを決めます。

失敗4：受講料の支払いが、支給申請に間に合わない

研修の費用は、支給申請までに会社が全額を払っている必要があります。研修会社の請求が遅れたり、分割払いにしていたりすると、支給申請の期限と合わなくなります。防ぎ方：契約のときに、請求書が届く日と支払う日を決め、支給申請の期限の前に払い終える日程にしておきます。

失敗5：写しを作り直して出す

出勤簿や賃金台帳を、提出用に書き写したり、別につくったりしたものは無効です。防ぎ方：ふだん使っている原本を、そのままコピーして出します。研修の日がどの賃金の期間に入るかも確かめておきます。

失敗6：支給申請の期限を、研修の実際の最終日から数えてしまう

支給申請の期限を数える「研修終了日」は、計画届の「訓練の実施期間」の最終日に書いた日です。防ぎ方：計画届を出したら、その最終日から数えた支給申請の期限を、社内の予定表に先に書き込んでおきます。

シス学の場合｜申請に使う研修の資料はそろえてお渡しし、申請は社会保険労務士へ

シス学（システム経営学）は、AIエージェントを活用し、会社を「儲かるシステム」につくり変える経営学です。シス学 AI研修は、実訓練12時間の研修で、対面か、講師にその場で質問できる同時双方向のオンラインで行います。

• 題材は、受講者が毎日行っている業務（見積書、請求書、日報、受注メールなど）に合わせます
• 計画届に添付するカリキュラム（日ごとの内容、時間数、受講料が分かるもの）と、研修後の受講の記録、領収書をお渡しします
• 助成金を使う場合も使わない場合も、研修の料金は同じです
• 申請の手続きは、社会保険労務士にご依頼ください（費用は貴社のご負担です）

シス学では、仕事を「作業・確認・判断」に分けて、AIと社員と社長に割り振ります。この記事の「申請の準備」で分けると、次のようになります。

助成金の対象になるかどうかと金額は、管轄の労働局の審査で決まります。受給を保証するものではありません。受講料はいったん全額をお支払いいただき、助成金は審査のあとに支給されます。

計画届は研修を始める日の1か月前までに出す必要があるため、実施を希望する日の2〜3か月前のご相談が安全です。料金は、対象の業務と体制をお聞きしたうえで、無料相談でご案内します。まずは30分の無料相談からご相談ください。

まとめ

• AI研修の助成金申請は、計画届（研修の前）と支給申請（研修の後）の2回。間に研修の実施と、受講料の全額の支払いが入る
• 計画届は研修開始日の6か月前から1か月前まで。支給申請は研修終了日の翌日から2か月以内で厳守
• 計画届を出す日までに、職業能力開発推進者の選任と、事業内職業能力開発計画の作成・周知を済ませる
• 日程や受講者が変わるときは、期限までに変更届。郵送は届いた日が提出日
• 令和8年5月14日からは、経費助成の申請に受講料の価格設定に関する疎明書（様式第28号）が要る

まずは、研修を始めたい日をカレンダーに書き、その1か月前の日付に「計画届の期限」と書き込んでみてください。そこから逆算して、研修会社と社会保険労務士に声をかける日が決まります。研修の選び方全体は、生成AI研修の選び方にまとめています。

よくある質問