生成AI研修の選び方｜中小企業が「受けて終わり」にしない5つのポイント

生成AI研修とは？3つの種類と違い

生成AI研修とは、社員が仕事の中で生成AIを安全に使えるようにするための研修です。生成AIは、文章で指示を出すと、文章・表・画像などを作るAIのことです。

研修で扱う内容は、主に次の3つです。

• 基本：生成AIでできること、できないこと、間違いが起きる理由
• 使い方：指示文（プロンプト）の書き方と、出てきた答えの確かめ方
• ルール：顧客情報を入れてよいか、作った文書を誰が確認してから外に出すか

同じ「生成AI研修」でも、進め方によって3つの種類に分かれます。身につくことも準備の手間も違うため、まず違いを押さえておきます。

eラーニング（動画で学ぶ研修）

録画された講義を、社員が自分のパソコンで見て学ぶ形です。好きな時間に受けられ、1人ずつ申し込めるのが利点です。一方で、内容は一般的な使い方が中心になり、自社の書類で練習する場面はほとんどありません。

集合研修（講師が教える講義型）

講師が会議室やオンラインで講義をし、その場で質問もできる形です。全員の基本をそろえるのに向いています。ただし、数時間の講義で終わると、翌日から自分の仕事にどう使うかは各自にまかされます。

自社の業務を使った実践ワーク

自社の見積書、日報、受注メールなどを題材に、実際にAIで仕事を終わらせるまで練習する形です。題材の準備に手間はかかりますが、研修の翌日から同じ手順で仕事ができます。

3つはどれか1つを選ぶものではなく、組み合わせて使えます。たとえば、基本はeラーニングや集合研修でそろえ、部署ごとの実践ワークで仕事の手順に落とし込む形です。

中小企業の生成AI研修が「受けて終わり」になる理由

まず、企業の状況を総務省の令和8年版 情報通信白書で見ておきます。生成AIを「積極的に活用する」か「領域を限定して利用する」方針の日本企業は、68.9%でした。前年度の調査の49.7%から大きく増えています。

企業規模別では、大企業が74.0%、中小企業が58.1%です。一方で、生成AIを使った業務の変革に「組織的な取組はない」と答えた企業は27.0%あり、中小企業で特に高い傾向でした。

方針を決めることと、会社として使う形にすることの間には、まだ差があります。研修が「受けて終わり」になる理由も、この差にあります。よくある原因は次の4つです。

1. 題材が自社の仕事ではない

講義の例が旅行の計画やキャッチコピー作りだと、受けている間は楽しくても、自分の仕事とはつながりません。請求書の確認や取引先への返信メールにどう使うかは、社員が自分で考える必要があります。忙しい日が続くと、その置き換えは後回しになります。

2. 仕事の手順が変わっていない

研修で使い方を覚えても、日報や見積書の作り方の決まりが前のままなら、社員は前のやり方を続けます。「AIで下書きを作り、担当者が確認して出す」という新しい手順を、会社として決めていないことが原因です。

3. 何を入れてよいかが決まっていない

顧客名や金額を入れてよいのかがわからないと、真面目な社員ほど使うのをやめます。白書でも、日本企業が生成AIで最も心配しているリスクは、社内情報の漏えいなどのセキュリティでした。ルールがないことが、使わない理由になってしまいます。

4. 研修の後に聞く先がない

研修の翌週に実際の仕事で使ってみると、思った答えが出ないことがあります。そのとき質問できる相手がいないと、「やっぱり使えない」で終わります。研修は、聞ける場所とセットで役に立ちます。

白書では、生成AIの活用に組織で取り組む中小企業の回答も分析しています。最も多かったのは、経営幹部が各部署にやることと目標を示しているという回答でした。白書は、トップダウンの関与が鍵になっていると見ています。研修を社員まかせにせず、社長が「この仕事をAIでこう進める」と決めることが、4つの原因を解く近道です。

生成AI研修の選び方｜中小企業が見るべき5つのポイント

ここからは、研修会社や研修の内容を選ぶときに確かめたい5つのポイントです。前の章で見た「受けて終わり」の原因を、選ぶ段階でふさいでおく考え方です。

ポイント1：自社の業務を題材にしているか

いちばん大事なのは、研修の題材が自社の仕事かどうかです。たとえば営業事務なら、受注メールから注文内容を表にまとめる練習です。総務なら、社内規程についての質問に答える文を作る練習です。

研修会社に「当社の書類を使って練習できますか」と聞いてみてください。事前に業務の話を聞き、演習を自社向けに作ってくれるかどうかで、研修の中身がわかります。

ポイント2：対象者ごとに内容を分けているか

社長・管理職と現場の社員では、学ぶことが違います。社長や管理職は、どの仕事をAIに任せ、どこを人が確認するかを決める立場です。現場の社員は、決まった手順でAIを使い、答えを確かめる立場です。

公的な基準も、この2つを分けています。IPA（情報処理推進機構）のデジタルスキル標準は、2つの標準でできています。全てのビジネスパーソン向けと、DXを推進する人材向けです。2023年以降は、生成AIに関する記載も加えられました。

ポイント3：社内の情報ルールまで扱うか

操作方法だけでなく、「何を入れてよいか」「誰が確認してから外に出すか」まで研修で決められるかを確かめます。個人情報保護委員会は、事業者が生成AIに個人データを含む指示文を入れる場合について注意を呼びかけています。そのデータをサービス側が機械学習に使わないことなどを、十分に確かめるようにという内容です。

研修の中で自社用の利用ルールの案まで作れると、研修が終わった日から迷わず使えます。

ポイント4：研修後の定着支援があるか

研修当日の内容よりも、終わった後の支えで差がつきます。業務別の手順書、指示文の型、質問の窓口、利用状況の確認があるかを見てください。研修が1回きりで、その後の連絡手段がない場合は注意が必要です。

ポイント5：効果を確かめる方法があるか

研修の効果は、満足度アンケートだけではわかりません。研修の前に対象の作業にかかっている時間や件数を測っておき、研修の後に同じ方法で比べます。

たとえば「見積書1件の作成にかかる時間」や「日報1日分をまとめる時間」です。測り方を研修会社と事前に決めておくと、次にどの業務へ広げるかも判断しやすくなります。

研修の前に決めること、研修の後に定着させる仕組み

研修の成果は、研修会社だけでは決まりません。会社の側で決めておくことと、研修の後に用意する仕組みがそろって、はじめて仕事のやり方が変わります。

研修の前に決めること1：AIに任せる業務

まず、研修で扱う業務を2〜3個に絞ります。毎週くり返していて、手順がある程度決まっている仕事が向いています。

白書によると、日本企業で生成AIの活用が最も多い業務は「議事録・メール作成補助」で、約7割でした。効果を実感していると答えた割合も、この業務が約7割と最も高い結果です。最初は、議事録や返信メールのような文書の下書きから始めると取り組みやすくなります。

そのうえで、仕事を「作業」「確認」「判断」に分けて考えます。生成AIに任せられるのは作業で、確認と判断は人に残します。

生成AIの答えには、不正確な内容が含まれることがあります。数字や会社名の確認を人が受け持つと決めておけば、安心して作業を任せられます。特定の人にしかできない仕事の分け方は、属人化を解消する進め方でも解説しています。

研修の前に決めること2：入力してよい情報

次に、生成AIに入れてよい情報と、入れてはいけない情報を決めます。たとえば、次のように3段階に分けると、社員が迷いにくくなります。

• 入れてよい：自社のホームページに載せている商品情報、社内文書のひな形
• 条件つきで入れてよい：取引先名や金額（会社で契約し、入力内容を学習に使わない設定にしたサービスに限る）
• 入れない：マイナンバー、社員の健康に関する情報、パスワード、取引先と外に出さないと約束した情報

個人情報保護委員会の注意喚起では、使うサービスの利用規約やプライバシーポリシーを確かめることも挙げられています。会社としてどのサービスを使うかも、研修の前に決めておきます。

研修の後に定着させる4つの仕組み

研修の後は、次の4つを用意します。どれも、研修で覚えたことを毎日の仕事に残すためのものです。

1. 業務別の手順書：「受注メールを表にする」など、業務ごとにAIの使い方を1枚にまとめる
2. 指示文の型：うまくいった指示文を、社内の共有フォルダに業務別に残す
3. 質問の窓口：社内チャットに質問用の場所を作り、答える担当者を決める
4. 利用状況の確認：月に1回、誰がどの業務で使ったか、困ったことは何かを聞く

手順書と指示文の型があると、研修に出ていない社員や新しく入った社員にも、同じやり方を引き継げます。研修で覚えたことが、個人の知識から会社の決まりに変わります。

生成AI研修に使える助成金｜人材開発支援助成金

社員研修の費用には、厚生労働省の人材開発支援助成金を使える場合があります。事業主が雇っている社員に職務に関連した訓練を行ったとき、訓練の経費や訓練中の賃金の一部を助成する制度です。

生成AIの研修で確かめたいのは、主に次の3つのコースです。どのコースに当てはまるか、そもそも対象になるかは、研修の内容・時間・形式と会社の条件によって変わります。

事業展開等リスキリング支援コースでは、中小企業の賃金助成は受講者1人1時間あたり1,000円です。ただし、eラーニングや通信制、定額制サービスによる訓練は経費助成のみで、賃金助成の対象外です。

パンフレットは年度の途中でも更新されています。申請の前に、必ず厚生労働省の公式ページで最新の内容を確かめてください。

申請の流れ

1. 職業能力開発推進者を選び、事業内職業能力開発計画を作って社員に知らせる
2. 職業訓練実施計画届などを、訓練開始日の6か月前から1か月前までの間に管轄の労働局へ出す
3. 計画どおりに研修を行い、支給申請までに研修の経費を全額支払う
4. 研修が終わった日の翌日から2か月以内に、管轄の労働局へ支給申請をする

電子申請で手続きする場合は、GビズIDの取得が必要です。出勤簿や賃金台帳の写し、研修費用を払ったことがわかる振込通知書なども求められるため、研修の記録は最初から残しておきます。

生成AI研修のよくある失敗と対策

失敗1：全社員に同じ講義を1回だけ行う

全員を集めて基本の講義を1回行い、それで終わりにする形です。内容が誰にとっても一般的になり、自分の仕事に結びつきません。

対策：基本の講義は短くし、部署ごとの実践ワークに時間を使います。営業事務、経理、現場の管理など、仕事の近い人どうしで組むと、作った手順書もそのまま共有できます。

失敗2：有料のAIツールを先に全員分契約する

研修より先にツールの契約だけを進め、使い道が決まらないまま月額の費用だけがかかる形です。

対策：先に対象の業務と入力してよい情報を決め、その業務に合うサービスを選びます。最初は対象の部署だけで試し、使われ方を見てから広げます。

失敗3：社長が研修に参加しない

社員だけが研修を受け、社長は中身を知らない形です。これでは、仕事の手順を変える判断が誰にもできません。

対策：社長と管理職は、少なくとも最初の回と、業務の分け方を決める回には参加します。白書の分析のとおり、中小企業では経営者の関わりが進み方を左右します。

失敗4：禁止事項だけのルールを配る

「顧客情報を入れない」「社外秘を入れない」と、禁止だけを並べる形です。社員は何なら使ってよいのかわからず、結局使わなくなります。

対策：禁止事項と同じくらい、「この業務では、こう使ってよい」という例を書きます。手順書と利用ルールを一緒に作ると、迷う場面が減ります。

失敗5：効果を測らないまま次に進む

研修の満足度だけを聞いて終わると、続けるべきか、別の業務に広げるべきかを判断できません。

対策：研修の前に、対象業務の時間や件数を記録しておきます。研修の1か月後に同じ方法で測り、効果が出た業務から順に広げます。空いた時間を社長の仕事にどう回すかは、社長がいないと回らない会社の変え方もあわせてご覧ください。

シス学 AI研修の進め方

シス学は、株式会社むさしAI研修のAI導入支援ブランドです。掲げているのは「AIエージェントで売上を上げる」です。仕事を作業・確認・判断に分けて、AIと社員に任せる範囲を決める仕組みづくりを支援しています。

シス学 AI研修は、社員教育・実践研修・AI活用定着の3つで構成しています。社員が毎日行っている業務を題材に、AIで仕事を終わらせるところまで練習します。

1. 事前ヒアリング：対象者、業務の内容、今のAIの使い方を伺います
2. 研修の設計：題材にする業務を選び、カリキュラムと演習を組み立てます
3. 研修の実施：講義と演習で、実際の業務をAIで進める手順を身につけます
4. 定着の支援：手順書と利用ルールを整え、研修後の質問と利用状況を確認します

研修資料とワークシートのほか、業務別の手順書と指示文の型、社内のAI利用ルール案をお渡しします。研修後はアンケートを取り、定着の状況をご報告します。少人数のワークショップから全社研修まで、対面とオンラインのどちらにも対応しています。

全国オンラインで対応しており、初回のご相談は無料です。料金は業務の内容を伺ったうえで、個別にお見積もりします。助成金の対象になるかどうかも、ご相談の際に確認します。研修と業務の仕組みづくりをまとめて進めたい場合は、シス学の3つのサービスもご覧ください。

まとめ

生成AI研修が使われる研修になるかどうかは、選び方と、研修の前後の準備で決まります。最後に、この記事のポイントを振り返ります。

• 研修にはeラーニング・集合研修・自社業務の実践ワークの3種類があり、組み合わせて使える
• 選ぶときは、自社業務が題材か、対象者別か、情報ルールまで扱うか、定着支援があるか、効果を確かめる方法があるかを見る
• 研修の前に、AIに任せる業務と入力してよい情報を決めておく
• 研修の後は、手順書・指示文の型・質問の窓口・利用状況の確認で定着させる
• 助成金を使うなら、研修を始める1か月前までに計画届を出す

研修は、AI導入の入口のひとつです。会社全体でどの業務から進めるかは、中小企業のAI導入の進め方で順を追って解説しています。自社の業務で何から研修すればよいか迷う場合は、無料相談で今の業務の様子をお聞かせください。

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