AI導入の稟議書の書き方｜通すための7ステップと、そのまま使える文例

稟議が止まる理由｜決裁する人の問いに、書類が先に答えていない

稟議は、起案した人がいない場で、決裁する人が書類だけを見て判断する仕組みです。口で説明すれば分かることでも、書類に書いていなければ「確認してから」と戻されます。だから稟議書は、決裁する人が抱く問いを先に並べ、その答えを1つずつ書いておく書類にします。

その問いは、調査の数字に出ています。中小機構の調査で、AIの導入を予定・検討している中小企業（300社）が挙げた導入の壁のうち、主なものは次のとおりです（複数回答）。右の列は、この記事のどのステップで答えるかを示しています。

情報漏えいの心配は、壁として挙げなかった会社にもあります。同じ調査（22ページ 図35、1,645社）では、AI・ITの導入にあたってのセキュリティや情報漏洩について聞いています。「強い懸念がある」は21.6%、「多少懸念がある」は53.6%でした。合わせて75.2%、4社に3社が懸念を持っています。だから、どの稟議書にも情報の扱いの欄を入れます。

稟議書を書く7つのステップ｜決裁する人の問いの順に、1項目ずつ埋める

ステップ1：目的を、ツールの名前ではなく「何が変わるか」の1行で書く

件名と目的に「生成AIの導入」「ChatGPTの利用」と書くと、決裁する人は「入れて何が変わるのか」をもう一度聞くことになります。目的は、対象の業務と、変わった結果を1行で書きます。結果は、売上・時間・ミスのどれかにつながる言葉にします。

ステップ2：本導入ではなく「1業務・1部署・3か月の試行」として出す

最初の稟議は、全社導入ではなく試行として出します。金額が小さければ、決裁の段階が少なく済む会社が多いはずです。「判断する日」が決まっていれば、決裁する人は「3か月で止められる」と分かります。自社の数字がないうちは「本当に効くのか」に答えられないため、その答えを作るための試行だと書きます。

ステップ3：効果の欄には、入れる前の自社の数字と、測り直す日を書く

効果の欄で差し戻される理由は、数字がないことより、数字の根拠がないことです。他社の事例の「〇割削減」は、業務の量も人も違うので、根拠として通りません。書くのは次の3行です。計算式と仮の数字の試算はAI導入の費用対効果にまとめているので、その結果を貼ります。

• 入れる前の数字：担当者が1週間つけた記録（例：見積書は週17件、1件平均45分、差し戻し週3件）
• 見込み：減る時間と、そのうち残業代や外注費として実際に減るお金を分けて書く
• 測り直す日：試行の3か月目の終わりに、同じ記録表で1週間測る

ステップ4：費用を「初期・毎月・社内の手間」の3つに分け、上限を書く

費用に月額の利用料だけを書くと、あとから研修や担当者の時間が出てきて、追加の稟議になります。最初から3つに分け、毎月の費用には「これを超えたら止める」上限を書きます。法人向けの生成AIの公開料金と、税・為替の書き方は法人向け生成AIの料金比較で比べています。

ステップ5：入力しない情報と、学習に使われない根拠を書く

「情報漏えいの心配はありません」と一言で書くと、根拠を聞かれて止まります。書くのは、入力しない情報の一覧、使うプランのデータの扱い（公式ページの記述）、AIの答えを誰が確かめるか、の3つです。

個人情報保護委員会は、事業者が本人の同意を得ずに個人データを含むプロンプトを入力する場合に注意を促しています。そのデータが応答の出力以外の目的で扱われると、個人情報保護法に違反する可能性があるとしています。そのため、入力するなら、サービスの提供者がそのデータを機械学習に利用しないこと等を十分に確認するよう求めています。稟議書には、この確認の結果として、使うプランの公式ページを添付します。

「既定では」の例外も稟議書に書きます。Anthropic は、会社向けでも評価ボタン（高評価・低評価）で送った会話は最長5年保存され、訓練に使うことがあると説明しています。管理者は評価ボタンをオフにできます。稟議書には「評価ボタンはオフにする（または押さない）」と1行入れます。

個人向けの無料・有料プランは、法人向けとデータの扱いが違うことがあります。稟議書には「使うプランの名前」まで書き、社員が個人のアカウントで業務の情報を入れないことも、入力しない情報の一覧と一緒に書きます。一覧の作り方は生成AIの社内ルールの作り方で解説しています。

ステップ6：体制と担当を、役割ではなく名前で書く

中小企業では、AIを進める専門の部署や担当者がいないのが普通です。中小機構の調査（22ページ 図33・34）では、AI・ITの推進に「特定の部署はなく、経営者・現場が個別に推進している」が88.0%でした（1,605社）。専任の担当者がいる会社は3.0%です（1,568社）。だから稟議書では「推進担当」と役割で書くのでなく、名前と、そのために使う月の時間まで書きます。

ステップ7：決裁の前に、判を押す人に1人ずつ質問を聞いておく

稟議が回り始めてから質問が出ると、そのたびに戻って書き直しになります。回す前に、判を押す人に「AIを試すとしたら、何が気になりますか」と1つだけ聞き、その答えを書き込んでから回します。よく出る質問と、答える場所は次のとおりです。

補助金を使う場合：交付決定の前に契約・発注しない順番で、稟議を2回に分ける

補助金を使う場合は、稟議の順番が変わります。デジタル化・AI導入補助金2026（通常枠）の公募要領は、交付決定の前にITツールを契約・発注した場合は補助の対象にならないとしています（27ページ）。交付決定の前に契約・発注・納品・支払い等をした場合も、補助金を受けられません（32ページ）。

1回目の稟議には、「補助が出なかったら、自社のお金だけでも試すか」を必ず書きます。補助は審査で決まるので、出る前提で組むと、出なかったときに試行そのものが止まるからです。制度は公募の回ごとに変わることがあるので、申請の前に最新の公募要領を確かめます。制度のしくみと日程はAI導入に使える補助金で、社員研修の費用に使う助成金はAI研修の助成金で解説しています。

そのまま使える稟議書の文例｜〔　〕を埋めれば、決裁に出せる1枚になる

7つのステップを1枚にすると、次のようになります。〔　〕を自社の言葉と数字に置き換えてください。社内の稟議の様式がある場合は、様式の欄に合わせて項目を移します。

下書きはAIに作らせることができます。次のプロンプトは〔　〕を埋めて貼ります。お客様や社員の名前、未公表の金額は入れず、「A社」「〔　〕円」のまま使ってください。AIは、書いていない数字をもっともらしく補うことがあるので、どのプロンプトにも「書いていないことは〔要確認〕と書く」という一文を入れています。

プロンプト1：稟議書の下書きを作る

プロンプト2：決裁する人の質問を予想して、抜けを探す

プロンプト3：社長が1分で読める要約を作る

よくある失敗｜通った稟議が、3か月後に止まる書き方

差し戻される書き方と、通っても3か月後に止まる書き方を、直し方と並べました。左の列に当てはまる所があれば、右の列のとおりに直してから回します。

シス学の場合｜稟議を受け取ってから決めるまでを「作業・確認・判断」に分ける

シス学（システム経営学）は、AIエージェントを活用し、会社を「儲かるシステム」につくり変える経営学です。稟議では、社長に集まっていた下書きや確認をAIと社員に渡し、社長は決めることだけに時間を使う形をめざします。

シス学のAIコンサルティングでは、試行する業務を決めるときに、稟議に書く上限・判断する日・入力しない情報も一緒に決めます。AI導入の稟議を受け取ってから決めるまでの仕事は、次のように分けます。

試行に参加する社員が自社の書類を題材に使い方を覚える場は、シス学のAI研修で用意しています。料金は、対象の業務と体制をお聞きしたうえで、無料相談でご案内します。稟議に何を書けばよいかの整理も含めて、まずは30分の無料相談からご相談ください。

まとめ

• 稟議が止まるのは、決裁する人の問いに書類が答えていないから。AIの導入を検討中の中小企業が挙げる壁は、高コスト61.0%、ノウハウ不足59.3%、人材不足53.7%、効果が不透明24.3%、情報漏洩の懸念22.0%
• 目的はツールの名前でなく「何が変わるか」の1行にし、最初は1業務・1部署・3か月の試行で出す
• 効果は入れる前の自社の数字と測り直す日を書き、費用は初期・毎月・社内の手間に分けて上限を書く
• 情報の扱いは、入力しない情報の一覧と、使うプランのデータの扱いの公式ページで答える
• 担当は名前と月の時間で書き、回す前に判を押す人へ1人ずつ質問を聞く。補助金を使うなら、申請と契約の稟議を分ける

まずは明日、稟議に判を押す人に「AIを試すとしたら、何がいちばん気になりますか」と1つだけ聞いてみてください。その答えを、上の文例の当てはまる欄に書き込んでから回します。導入の進め方全体は中小企業のAI導入の進め方にまとめています。

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