Q.属人化にメリットはある？残す属人と、仕組みにする属人の分け方

1. 属人化のメリット｜早さ・質・関係は、人に付いているから生まれる

属人化のメリットは、大きく5つあります。それぞれ「何から生まれているか」を見ると、仕組みに移せるものと、人から離すと消えるものに分かれます。

「早い」「ミスが少ない」は手順と確認から生まれるので、仕組みにすれば、その人がいない日も残ります。「質」「関係」「決める早さ」の芯は、人から離すと消えます。属人化を全部なくそうとしてはいけないのは、このためです。

中小機構の分け方では「人的資産」「構造資産」「関係資産」

中小企業基盤整備機構（中小機構）は、会社の目に見えない資産を「人的資産」「構造資産」「関係資産」の3つに分けて説明しています。人的資産は、従業員の退職時に一緒に社外へ持ち出されてしまう、その従業員に付いたスキルや知見です。構造資産は、従業員が退職しても組織の仕組みとして会社に残る資産です。マニュアルや教育の仕組み、情報システムを整えることで、人的資産から変わったものとされています。関係資産は、販売先・仕入先・外注先・取引金融機関など、社外との関係に付いた資産です。

属人化のメリットは、人的資産と関係資産の強みそのものです。仕組み化は、そのうち「手順」と「確認」、取引先との約束ごとの記録を、構造資産に移す作業と言い換えられます。移す範囲を先に決めておくと、ベテランにも「腕や取引先を取り上げる話ではない」と説明できます。

仕組みにすると、質は落ちるのか

中小企業庁が示した2026年版小規模企業白書の概要に、社内ノウハウの蓄積・共有に取り組む小規模事業者が得た効果が出ています（複数回答、n=3,499）。多い順に「担当者不在時でも業務が滞りなく遂行できるようになった」43.6%、「業務の引継ぎが円滑に行えるようになった」31.9%です。続いて「製品・商品・サービスの品質が安定した」31.2%、「業務負担が平準化され、働きやすさが向上した」21.7%でした。有効だった取組は「マニュアルや手順書の整備」が39.1%で最も多くなっています（n=3,537）。

ノウハウの蓄積・共有に取り組んだ事業者の約3割が、効果に「品質の安定」を挙げています。質を守りたいなら、目利きや関係まで手順書で置き換えようとせず、手順と確認の部分だけを移します。

2. 属人化が会社を止める3つの場面｜休み・退職・承継

属人化のデメリットは、その人がいない日に表に出ます。その日は、休み・退職・承継の3つの形で、どの会社にも来ます。

休み｜1人が年に12日休めば、その仕事は年に12日止まる

厚生労働省の令和7年就労条件総合調査では、2024年に労働者1人が取った年次有給休暇は平均12.1日、取得率は66.9%でした。日数・取得率とも、昭和59年以降で最も多く・高くなっています。従業員30〜99人の企業では11.3日です（対象は常用労働者30人以上の民間企業）。属人化した仕事は、担当者が休む日数だけ止まるか、誰か（多くは社長）が代わりにやることになります。

「休ませない」ことで済ませることもできません。2019年4月から、年次有給休暇が年10日以上ある労働者には、会社が年5日を確実に取らせる義務があります。育児休業も広がっていて、令和7年度雇用均等基本調査では、育児休業を取った人の割合は男性50.9%（前回の令和6年度は40.5%）、女性88.3%でした。

退職｜辞めた人の代わりは、採りにくくなる

2026年版中小企業白書の概要は、中小企業（従業者99人以下）の雇用者数について、一定の試算を示しています。それによると、2040年には2018年比で8割半ばまで落ち込む可能性があります。辞めた人の代わりを採り、また一から覚えてもらうやり方は、続けにくくなります。

厚生労働省の令和7年度能力開発基本調査は、技能継承に取り組む事業所にその方法を聞いています（複数回答、対象は常用労働者30人以上の事業所）。54.7%が「退職者の中から必要な者を選抜して雇用延長、嘱託による再雇用を行い、指導者として活用している」と答えました。属人の人に残ってもらう方法ですが、その人もいずれ本当に辞めます。残ってもらえる間に、何を渡すかを決めておく必要があります。

承継｜社長の属人は、会社を渡せない理由になる

日本政策金融公庫総合研究所の「中小企業の事業承継に関するインターネット調査（2023年調査）」は、従業者299人以下の4,465社の回答です。後継者が決まっている企業は10.5%、廃業を予定している企業は57.4%でした。廃業予定企業の廃業理由で最も多いのは、「そもそも誰かに継いでもらいたいと思っていない」の45.2%です。

そう答えた経営者に理由を聞くと（複数回答、n=1,183）、「経営者個人の感性・個性が欠かせない事業だから」が24.4%で最も多くなりました。「経営者個人の人脈が欠かせない事業だから」は16.6%、「高度な技術・技能が求められる事業だから」は16.2%です。同調査は、感性・個性や人脈などを「経営者の属人的な資源や能力に関連する」理由としています。社長の属人は会社の強みであると同時に、会社を渡せない理由にもなっています。

後継者が決まっている企業にも、事業承継の際に問題になりそうなことを聞いています（複数回答、n=313）。「取引先との関係の維持」が18.5%、「技術・ノウハウの承継」が15.6%でした。残すと決めた属人ほど、渡す段取りを早めに考えておく必要があります。

3. 残す属人と仕組みにする属人の分け方｜判断・関係・目利きは残し、手順・転記・確認の基準は仕組みにする

能力開発基本調査で技能継承に取り組む事業所の方法を見ると、「伝承すべき技能・ノウハウ等を絞り込んで伝承している」は12.4%でした。「高度な技能・ノウハウ等が不要なように仕事のやり方、設計等を変更している」は10.7%です。「退職予定者の伝承すべき技能・ノウハウ等を文書化、データベース化、マニュアル化している」も22.0%にとどまります。残すものと移すものを分けて取り組んでいる所は、まだ1割ほどです。分け方は、次の表のとおりです。

迷ったときの6つの質問

1つの仕事がどの区分に入るか迷ったら、次の質問を上から順に当てます。最初に「はい」になった所が、その仕事の区分です。

1つの仕事の中に、残す所と仕組みにする所が混ざっている

属人化している仕事は、丸ごと「残す」か「仕組みにする」かではありません。たとえば小売や卸の発注を、動きごとに分けると次のようになります。

6つの動きのうち3つは仕組みに移せます。担当者が休んだ日も、目安どおりの発注は止まりません。担当者に残るのは目利きと関係の分だけで、本人はそこに時間を使えます。

わざと属人にしておくなら、3つの条件

判断・関係・目利きを人に残すのは、「わざと属人にしておく」ことです。ただし、条件をつけずに残すと、休み・退職・承継の日にそのまま止まります。残すときは、次の3つをそろえます。

1. 結果と理由を、会社に残す：判断なら「何を、なぜそう決めたか」を1行、関係なら連絡の履歴と約束ごと、目利きなら「どこを見て、どう判断したか」を1行。腕そのものは残らなくても、次の人が後を追えます
2. 2番手を決める：その仕事を見て覚える人を1人決め、月に1回は同席・同行させます。社長の判断なら、決める場に後継者や幹部を座らせます
3. 見直す日を決める：半年に1回、残した属人のうち、手順や基準に書けるようになった部分がないかを確かめ、書けた分は仕組みに移します

結論｜属人化は「なくす」ではなく「分けて残す」

• 属人化のメリット（早さ・ミスの少なさ・質・お客様との関係・決める早さ）は本物。ただし、仕組みに移せるものと、人から離すと消えるものがある
• デメリットは、休み・退職・承継の3つの場面で必ず表に出る。年休の取得は1人平均12.1日、後継者が決まっている中小企業は10.5%
• 社長の判断・お客様との関係・目利きは人に残し、手順・転記・確認の基準は仕組みにする
• 人に残す属人には、結果と理由の記録、2番手、見直す日の3つをつける

まずは明日、「担当者が1週間休んだら困る仕事」を1つ選び、その仕事の動きを5〜8行に書き出してください。それぞれに上の6つの質問を当てて区分を書き込めば、残す所と仕組みにする所が1枚で見えます。書き方は、次の記入例のとおりです。

関連資料

どこから仕組みにするかを決めるときは、次の2つの資料が使えます。資料ダウンロードから無料で受け取れます。

• 社長の仕事 棚卸しパック（Excel・PDF）：書き出しシート、仕事の仕分け表（記入例つき）、任せる基準テンプレなど5点。上の仕分けを、社長の1週間の仕事全体に広げるときに使えます
• シス学 サービス資料（PDF）：AI導入の考え方と、戦略・研修・開発の進め方をまとめた資料

シス学の場合｜お客様との関係を、会社の記録に移すところから始めます

シス学（システム経営学）は、AIエージェントを活用し、会社を「儲かるシステム」につくり変える経営学です。属人化は、すべてをなくすのではなく、手順と判断の基準を仕組みに移し、下書きや転記はAIが、確かめる仕事は社員が受け持つ形にします。

シス学で叶える3つのシのうち、この記事のテーマに当たるのは「承継価値の向上」です。社長の判断と勝ちパターンを言葉と仕組みに残し、いつでも、高い価値で次へ引き継げる会社を目指します。たとえば、社長が持っている取引先との関係を後継者に渡す準備は、次のように分けます。

関係そのものは社長に残したまま、記録だけを会社に移せます。シス学のAIコンサルティングでは、月1回の定例と壁打ち、月内のチャット相談で、こうした仕分けを社長と一緒に進めます。料金は、対象の業務と体制をお聞きしたうえで、無料相談でご案内します。まずは30分の無料相談で、属人化している仕事を1つお聞かせください。

よくある質問